Um dos grandes problemas enfrentados por qualquer estabelecimento, seja comercial ou de prestação de serviços, é conseguir dinheiro trocado, em moedas, para atender os clientes e não ficar sem troco. A casa lotérica, evidentemente, não consegue fugir disso, principalmente porque, embora movimente grandes quantias durante o dia, sempre existem valores quebrados, que exigem moedas para o troco.
Para evitar ficar sem troco, é importante sempre pedir aos clientes dinheiro trocado. Quanto mais trocado, melhor para o movimento do caixa. O responsável pela retaguarda deve também manter um bom volume de moedas, permitindo que todos os operadores de caixa tenham o suficiente para atender o cliente.
Aqui, vale lembrar que, diferente de um bar ou de um supermercado, não há como oferecer diferenças de troco em balas ou chicletes. O cliente vai querer receber o troco em dinheiro.
E, atualmente, com a dificuldade em encontrar moedas e algumas cédulas, é preciso ter sempre uma reserva suficiente.
Uma das facilidades existentes na casa lotérica é a possibilidade de pagar com cartão, embora o caixa TFL só possa receber cartões da Caixa Econômica. Portanto, se houver necessidade e se o cliente tiver cartões da Caixa, é preferível fazer a retirada para o pagamento de suas contas, em vez de receber em dinheiro.
Fazendo reservas de moedas para evitar ficar sem troco
O lotérico, portanto, precisa sempre fazer reservas de moedas e, para ter a quantidade suficiente, precisa se organizar para saber o quanto vai precisar em dinheiro trocado. Essa, certamente, seria uma tarefa bem difícil se não houvesse um sistema de gestão financeira que pudesse manter o controle.
O sistema AGIL, um software desenvolvido pela DouraSoft, além de inúmeras funcionalidades, também permite que o lotérico possa manter esse controle.
O sistema possui um menu denominado Retaguarda, que permite o lançamento e o controle de todas as operações que envolvem a operação principal da casa lotérica, ou seja, o dinheiro que entra ou que sai do estabelecimento.
A opção de controle permite saber todos os trocos dos caixas TFL, através de cada operador e de sua movimentação, detalhadamente, inclusive pelas moedas, o que vai evitar que o lotérico seja pego de surpresa, sem ter troco nos seus caixas.
Para manter esse controle, basta entrar no meu Troco, onde estarão todos os valores de cédulas e de moedas, e onde o sistema contabiliza o número de cédulas e moedas por quantidade.
Com essa funcionalidade, além de saber uma média da necessidade de número de moedas e de cédulas pelo valor estampado nas mesmas, o lotérico poderá também fazer a previsão para cada dia de expediente, mantendo o número de moedas e cédulas menores para não ficar sem troco em seus caixas.
Desta forma, na hora de fazer a transferência de valores para a Caixa Econômica, basta separar as cédulas de maior valor e guardar no saldo do caixa todas as moedas e cédulas menores, dentro da média percebida nos movimentos diários.
Sistema AGIL: facilidade para o empresário lotérico
O sistema AGIL vem se desenvolvendo há mais de 20 anos para a gestão financeira das casas lotéricas. Ao longo desse tempo, todas as necessidades vêm sendo atendidas. A cada alteração nos sistemas da Caixa Econômica ou a cada necessidade apresentada pelos empresários lotéricos, os programadores da DouraSoft implementam uma nova funcionalidade.
A funcionalidade de troco foi inserida justamente para atender a uma necessidade cada vez mais comum nos estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços e, como no caso de casas lotéricas, não poderia ficar de fora de um sistema que vem prometendo e cumprindo, ao longo desses mais de vinte anos, atender todas as obrigações e necessidades, para que o empresário tenha disponibilidade de oferecer qualidade na sua prestação de serviços e evitar ficar sem troco.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
Controlar as vendas de uma casa lotérica é uma necessidade primordial. É através das vendas que o empresário vai saber a lucratividade de sua empresa e as ações que deve tomar para aumentar o número de clientes e garantir a continuidade da empresa.
Com o controle correto das vendas é possível manter a administração bem direcionada, mais alicerçada, já que o movimento da lotérica é diferenciado de qualquer outro estabelecimento de prestação de serviços.
Na casa lotérica somente se trabalha com números, que representam valores que, por sua vez, é na maior parte de terceiros. Do volume movimentado é que saem as vendas, que irão trazer para o lotérico sua receita e possibilitar o cálculo do coeficiente de lucratividade.
Controlar as vendas com um software específico
Para controlar as vendas da casa lotérica é necessário ter um software confiável, como o AGIL, desenvolvido pela DouraSoft. O primeiro passo para manter esse controle é informatizar a casa lotérica.
Depois de instalado o programa AGIL, o lotérico deverá manter seus operadores de caixa bem treinados, de forma a operacionalizar o sistema, fazendo os lançamentos de forma correta para não gerar erros no fechamento do caixa.
Um sistema operacional, como sabemos, só funciona através da inserção de dados e, como não possui inteligência, quem o manipula deve conhecer todas as ferramentas e funcionalidades.
Portanto, é importante orientar bem cada funcionário para que não aconteça qualquer imprevisto que atrapalhe o bom andamento dos trabalhos e que permita agilizar o atendimento, evitando a formação de filas.
O manual de instruções do AGIL deve estar disponível para qualquer funcionário poder tirar dúvidas em alguns momentos, evitando atropelos durante o controle de seu caixa TFL.
Pelo sistema AGIL, o lotérico ainda tem a vantagem de poder controlar as vendas no momento certo, sabendo como está o movimento em cada caixa TFL, uma das funções mais inteligentes do sistema.
Assim, é possível saber em qualquer hora do dia, como estão as sangrias do caixa e os valores de vendas que estão nos cofres e os que foram enviados para a Caixa Econômica.
O fechamento do caixa permite a emissão de relatórios diferenciados, por cada caixa, e esse fechamento pode ser feito pelo próprio operador, com o acompanhamento no tempo certo pelo gerente ou pelo lotérico. Esses relatórios mostram os valores de venda detalhados, por produtos.
Além das vendas controladas pelo TFL(ou fora deles, como é o caso das TeleSenas), o AGIL também permite fazer o controle de vendas de qualquer item cadastrado como produto, como loteria ou como serviços.
Dessa forma, a casa lotérica pode ampliar a oferta de produtos, como a venda de chips de celulares e outras permitidas pela Caixa Econômica.
O sistema permite o lançamento tanto de vendas à vista como de vendas a prazo, fornecendo ao lotérico maior segurança no controle de cobranças e de clientes que mantém débito com a empresa.
Em cada venda, também é possível emitir um comprovante, que pode ser interessante para o controle e para a conciliação na hora do fechamento de caixa, e, o mais importante, no caso de uma venda a prazo, é que o próprio sistema irá gerar o registro de contas a receber.
O operador de caixa ainda possui a autonomia para atendimento de qualquer cliente que compre a prazo sem precisar pedir autorização: existe um limite de vendas que pode ser cadastrado para cliente e, no caso de excesso, o sistema não libera valores acima do limite de crédito.Esse limite pode ser autorizado através do cadastro de clientes, onde é possível alterar os valores permitidos e controlar as vendas.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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Organizar as despesas de uma casa lotérica permite que o empresário lotérico possa tomar as decisões mais acertadas com relação a redução de custos e ao gerenciamento de sua empresa de uma maneira mais completa.
Organizar as despesas é necessário para que se possa acompanhar mais de perto das finanças da lotérica, gerando maiores possibilidades de calcular os custos e de acompanhar o potencial de vendas, projetando a margem de lucro da empresa e permitindo a realização de investimentos de médio e de longo prazo.
Para o empresário lotérico organizar as despesas são necessários alguns passos básicos, sendo o primeiro deles escolher um sistema de gestão apropriado para o tipo de atividade da empresa. Como se trata de uma casa lotérica, o melhor sistema de gestão é o AGIL, um software desenvolvido pela DouraSoft, que permite organizar custos, despesas e receitas de uma forma mais prática e completamente automatizada.
O sistema AGIL é de fácil manipulação, com interface amigável, que permite fazer toda a movimentação e oferece os relatórios e gráficos necessários para conhecer a real situação da empresa.
Como fazer a organização de despesas
O sistema AGIL facilita ao empresário lotérico todos os lançamentos, trazendo, todos os dias, o saldo final do dia anterior, permitindo o sequenciamento dos lançamentos com os saldos anteriores.
No sistema serão lançadas todas as entradas pelas vendas de produtos e serviços, onde são descritas as datas, a origem, o registro e a forma de pagamento, bem como o valor de cada movimentação, acrescentando os valores ao saldo do caixa existente.
Os lançamentos de saída de dinheiro entram diretamente no caixa, registrando todos os destinos e de que forma foi feito o pagamento. Nesse caso é que entra a organização das despesas, devendo ser classificadas em custos fixos, custos variáveis, compras de produtos, etc.
Além disso também é possível lançar as compras que são feitas a prazo, para que esse controle também seja acompanhado.
Organizar as despesas exige a separação entre as despesas fixas e as variáveis.
Despesas fixas
As despesas fixas são aquelas previsíveis e que não possuem muita variação de valor, como, por exemplo, aluguel, salários, obrigações trabalhistas, honorários de contador, energia, água e telefonia, entre outras.
Despesas variáveis
Entre as despesas variáveis, temos todos os valores que, muitas vezes, não são previstas, ou aquelas que sofrem variações maiores de acordo com a produção/venda do produto (Diferentemente das despesas fixas, que independente de produzir/vender terá que ser paga). Essas, muitas vezes, dependem do próprio movimento.
Com todos os lançamentos feitos, através das categorias em suas contas, o lotérico terá o resultado financeiro de toda a movimentação, com o saldo do dinheiro que entrou e que saiu durante o dia, sabendo, ao final do período quanto possui em valores.
Esse saldo define o quanto de receita foi acrescentada à lotérica, devendo ser sempre maior a cada dia. Quando há redução do saldo de caixa, é preciso verificar se as despesas estão sendo acima do esperado e cortar os custos que não são tão necessários.
Cuidados ao organizar as despesas
Para manter o controle financeiro e a organização das despesas, é necessário tomar alguns cuidados, como, por exemplo:
- Separar todas as despesas da casa lotérica dos gastos pessoais;
- Não contabilizar como saldo positivo os cheques devolvidos ou que ainda serão compensados;
- Não deixar contas a pagar em atraso para não pagar juros e multas;
- Fazer as anotações de todas as movimentações bancárias, lançando no sistema;
- Ter a contabilidade sempre em dia, não deixando de anotar nenhum centavo que tenha entrado ou saído no caixa da empresa.
Ao organizar as despesas, o lotérico poderá fazer sua projeção de lucros, tomando os cuidados necessários para aumentar a produtividade.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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Uma lotérica de maior porte, com maior movimento, tem necessidade de um gerente. Um gerente de lotérica, nesse caso, é peça fundamental no processo de funcionamento da casa lotérica, devendo ser ele a pessoa que, em grande parte das vezes, pode sair em campo para uma atividade operacional qualquer, mostrando para a equipe que não está simplesmente no comando, mas que também sabe atuar como um funcionário, seja no caixa ou na retaguarda.
O gerente de uma casa lotérica deve ser escolhido preferencialmente entre os próprios funcionários, entre os que melhor conhecem o funcionamento, que tenham afinidade com outros funcionários e que não demonstrem qualquer superioridade na frente dos outros.
É necessário que seja um profissional motivador, sem se rotular como diferenciado por sua posição, sem criar dificuldades para qualquer outro membro da equipe.
Em outros artigos já comentamos sobre as principais características de um gerente de lotérica, e não custa nada repetir. O profissional, para ocupar o cargo, deve ter as atribuições necessárias exigidas principalmente para unir a equipe.
Uma casa lotérica tem como principal atividade o atendimento ao público e este deve ser feito dentro das melhores regras de conduta, com um operador eficiente no que faz, rápido no atendimento, mas, ao mesmo tempo, cortês, educado, gentil.
Para um gerente de lotérica, o bom relacionamento com todos os funcionários da equipe só vai trazer benefícios para a empresa: funcionários motivados, operadores de caixa que oferecem produtos, pessoas que se comprometem com a lucratividade da empresa.
O gerente de casa lotérica, além de suas atividades, sobre as quais falaremos mais adiante, deve ter sempre a preocupação de analisar e verificar o que está ocorrendo dentro do estabelecimento, atendendo prontamente a todas as necessidades dos operadores de caixa e tornando o serviço mais eficiente.
Um gerente de lotérica deve ser consciente de suas obrigações
Entre as atividades de um gerente de casa lotérica podemos considerar como primeira a consciência com relação às suas obrigações. Isso o torna diferente de qualquer outro funcionário da lotérica.
O comprometimento com suas atividades, a preocupação com a equipe, o perfeito atendimento às necessidades dos clientes, tudo isso faze de um gerente de casa lotérica uma pessoa essencial para a condução do negócio.
A função de gerente de casa lotérica exige um profissional que tenha conhecimento de vendas, que é respeitado por aquilo que representa, que sabe manter uma equipe motivada e que tem a competência de selecionar os melhores, motivando os outros e também se automotivando.
A equipe de operadores de caixa é a alma da casa lotérica e, sem uma boa equipe, certamente a casa lotérica irá perder clientes e tornar-se conhecida como ruim no atendimento.
Assim, o gerente de casa lotérica deve ser a base para a casa lotérica, promovendo o entrosamento entre a equipe, ao mesmo tempo em que executa atividades como as exigidas para a sua função:
- Atendimento a clientes;
- Identificação de oportunidades de melhoria;
- Propor medidas corretivas para o atendimento;
- Acompanhamento de vendas e das operações do caixa;
- Controle de estoque e reposição;
- Conferência do estoque;
- Supervisão de alterações de preços e cartazes de ofertas;
- Supervisão de exposição de produtos e de campanhas promocionais;
- Acompanhamento da rotina dos operadores de caixa.
Ao encontrar um profissional com todas as características apresentadas, o proprietário da casa lotérica poderá ter a certeza de estar contratando um profissional de primeira qualidade.
No entanto, como salientamos anteriormente, a melhor maneira de encontrar o gerente de lotérica certo é preparando um profissional para a função. Não é uma situação para imposição de um profissional, mas sim de promover aquele que se mostrar adequado dentro da equipe de trabalho.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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A gestão da casa lotérica exige o conhecimento de todas as informações sobre a movimentação financeira, sobre o lucro que está se obtendo e sobre as atividades dos operadores de caixa, entre outras.
O lotérico, para gerenciar todos os procedimentos necessários, precisa ter em mãos dados confiáveis, que lhe permitam tomar as melhores decisões quanto ao futuro de sua empresa.
Para que isso ocorra, nada melhor do que contar com um sistema de gestão informatizado, que reúna todos os dados de toda a movimentação, com as entradas e saídas de dinheiro, com os relatórios e gráficos que lhe mostrem a real situação de sua casa lotérica.
O sistema AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, é um sistema especificamente voltado para a gestão de casas lotéricas, permitindo, dentro de suas funcionalidades, reunir e resumir os dados necessários para que se possa tomar as melhores decisões estratégicas com vistas a ampliar o número de clientes e fortalecer as vendas, oferecendo maior lucratividade e produtividade para a empresa.
No sistema AGIL, o empresário terá condições de visualizar não somente os relatórios com os números, mas também os gráficos criados através dos números, podendo, ao mesmo tempo, conhecer os fatos reais e concretos, ao mesmo tempo em que visualiza graficamente todas as informações.
Como todos sabemos, uma imagem vale mais do que mil palavras, e essa é uma verdade incontestável. Os gráficos, apresentando os resultados da empresa com valores totais de produtividade, movimentação, lucratividade e outras informações, oferecem uma visão realista da empresa, muito mais simples de ser entendida.
Os gráficos para melhorar a gestão da lotérica
Gráficos são importantes para analisar a situação financeira de uma empresa. Eles se apresentam como uma forma visual de verificar todas as informações sobre a casa lotérica.
Como são essenciais para o empresário, o sistema AGIL oferece todos os gráficos previamente configurados, deixando a possibilidade de o empresário fazer a customização, ou seja, possuem a flexibilidade de permitir que sejam mudados, adaptados à situação da empresa e às necessidades de cada casa lotérica, escolhendo a opção que mais agradar.
Veja algumas das opções de gráfico oferecidas pelo sistema AGIL:
O menu Lotérica apresenta uma diversidade de gráficos para que o lotérico tenha a visualização de informações globais de sua empresa:
Diferença de Caixa
Caso haja alguma diferença na movimentação de algum caixa TFL, o empresário poderá, através do gráfico Diferença de Caixa, encontrar com mais facilidade algum erro de lançamento, podendo corrigi-lo na hora do fechamento do caixa.
Movimentação
Com o gráfico Movimentação, é possível visualizar toda a movimentação da lotérica por dia, por semana, quinzena ou mês, possibilitando tomar decisões estratégicas para tornar a lotérica mais atraente para os clientes.
Lucratividade
O gráfico Lucratividade oferece o percentual de lucratividade da lotérica com relação à movimentação total, por dia, podendo comparar como está o movimento de cada dia com relação aos anteriores e permitindo encontrar os melhores caminhos para melhorar o atendimento.
O sistema AGIL possui ainda o menu Vendedor, onde o lotérico terá a oportunidade de analisar não só a performance de cada um dos operadores de caixa, mas também toda a movimentação que passa por cada caixa TFL.
Entre esses gráficos, é possível visualizar o Lucro de Venda de Loterias por vendedor, o Total de Loterias por cada vendedor, o Lucro de Serviços apresentado em cada caixa TFL, a Quantidade de Serviços e o Lucro de Produtos, mostrando a performance de cada um dos operadores de caixa e permitindo tomar as providências necessárias para a melhoria no atendimento aos clientes.
O sistema AGIL é o melhor parceiro para o empresário dono de uma casa lotérica, quando este se preocupa com o futuro de sua empresa.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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O controle da movimentação financeira de uma casa lotérica é a ferramenta mais importante para manter a administração da empresa em ordem e atualizada. Se tratando de uma casa lotérica é necessário saber que o mais importante são os números, não só para entender o fluxo da movimentação financeira, mas também com relação à logística, uma vez que a casa lotérica trabalha com dinheiro de terceiros, movimentando um grande fluxo de dinheiro durante o dia.
Portanto, é fundamental que o empresário lotérico tenha em mãos o total controle de sua empresa, controlando, inclusive cada caixa TFL, no momento em que estão sendo feitas as movimentações financeiras, já que todo o processo exige muita precisão para atender às obrigações que a casa lotérica tem com a Caixa Econômica e com todos os clientes, evidentemente.
Com um sistema de gestão financeira informatizado, tudo isso é possível, fornecendo ao empresário lotérico todas as informações que ele precisa, ao mesmo tempo em que maximiza sua utilização do tempo, permitindo-lhe prestar mais atenção ao ambiente, aos clientes, enquanto sua empresa continua organizando-se sistematicamente.
Caixa TFL automatizado para casas lotéricas
Para o empresário lotérico, é importante ter um sistema de controle que gerencie todo o funcionamento da empresa ao mesmo tempo, eliminando todo e qualquer controle manual. Assim, vale a pena trocar todos os métodos de registro em agendas ou cadernos, sem precisar fazer uso de planilhas para fazer os relatórios.
Automatizar os processos de gerenciamento da lotérica deixa o empresário mais confiante para as tomadas de decisões, com a utilização de relatórios e controles dos caixas TFL de forma mais rápida, sem complicações e, o que é mais importante, reduzindo a possibilidade de erros.
O movimento de dinheiro nos caixas TFL é feito pelos operadores de caixa, que devem registrar tudo o que entra e sai da casa lotérica e, no sistema de gestão AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, é possível ter um procedimento seguro, além da vantagem de o empresário poder acompanhar a situação de cada um de seus caixas à distância.
Como é feito o fechamento de caixa TFL no sistema AGIL
O fechamento do caixa TFL no sistema AGIL é feito através do lançamento dos resumos de TFL de cada caixa. Existe uma funcionalidade em que o fechamento é feito de forma correta, uma vez que a maior parte da movimentação e do controle de valores no sistema é através das movimentações de TFL.
A funcionalidade Resumo de TFL apresenta todos os lançamentos, resumidos por operador, exibindo também as tarifas de serviço do Bolão Caixa, entre outros. No resumo, fazendo o acompanhamento, é possível fazer o estorno diretamente, considerando os lançamentos feitos e mantendo a movimentação correta.
Toda essa movimentação pode ser gerenciada pelo empresário lotérico a partir do seu próprio computador, sem precisar se movimentar até cada caixa TFL para analisar o que está acontecendo.
Basta, ao fazer o fechamento do caixa, ao dar reforço de dinheiro ou no momento de fazer a sangria, conferir os valores realmente existentes no caixa com o seu resumo, na tela de seu próprio computador.
Com essa funcionalidade, o controlador da movimentação financeira, seja ele o empresário ou um funcionário responsável, terá condições de atender de forma mais rápida as necessidades do operador de caixa, com o fornecimento de reforço ou para fazer a sangria, sem a necessidade de parar a movimentação.
O sistema AGIL permite exatamente o que seu nome diz: agilizar os procedimentos da casa lotérica para que operadores de caixa TFL e o próprio empresário possam dar a melhor atenção possível ao cliente.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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Uma casa lotérica com seu controle financeiro atualizado permite ao empresário lotérico avaliar melhor como está o seu capital e o que pode ocorrer no futuro. Havendo o controle de contas a pagar, ele poderá identificar possíveis falhas e despesas desnecessárias, além de encontrar alternativas para aumentar a lucratividade e investir em sua empresa.
Para montar uma gestão financeira eficiente na casa lotérica, é preciso implantar os controles gerenciais, principalmente com relação às contas a pagar, possibilitando ter as informações que permitam montar um bom planejamento das atividades, enquanto se consegue garantir o capital de giro necessário para o funcionamento da casa lotérica.
O controle de contas a pagar irá fornecer informações para tomada de decisões sobre todos os compromissos da empresa que exijam desembolso de recursos e deve ser mantido atualizado de acordo com o que ocorre na realidade.
As contas a pagar compreendem todos os compromissos assumidos pela empresa, através da compra de produtos, de materiais de escritório e de limpeza, de serviços, de salários e impostos, de aluguel e empréstimos e de contribuições, entre outros.
Esse controle deve ser uma tarefa de rotina de qualquer casa lotérica, uma vez que envolve grande quantidade de dinheiro.
Ao fazer o controle de contas a pagar da casa lotérica, o empresário poderá identificar diversos elementos:
- Identificar tudo o que é preciso pagar;
- Havendo qualquer dificuldade, poderá priorizar os pagamentos;
- Analisar quais são os compromissos assumidos e que não foram pagos;
- Fazer todos os pagamentos sem perda de prazo;
- Cumprir com as datas de pagamento para não pagar multas e juros;
- Fornecer as informações para elaborar o fluxo de caixa;
- Fazer a conciliação com os saldos da contabilidade.
Dicas para cuidar de contas a pagar
Para manter o controle de contas a pagar, acompanhe algumas recomendações necessárias e obrigatórias para a casa lotérica:
1. Não fazer mais dívidas do que a casa lotérica possa pagar
Não gastar mais do que é permitido pelo lucro da casa lotérica sempre será a regra mais importante para manter uma boa gestão financeira.
2. Registrar todas as contas da empresa
Não manter os compromissos assumidos pela empresa é um dos grandes problemas para qualquer empreendimento. É necessário ter um controle financeiro rígido para cumprir com todas as obrigações.
3. Fazer o pagamento das contas em dia
O pagamento em dia de todas as contas evita a incidência de juros e multas, o que significa menos dores de cabeça e mais dinheiro em caixa.
4. Antecipação de pagamentos
Quando uma das obrigações a pagar oferece descontos para pagamento antes do vencimento, a melhor coisa é pagar e poupar dinheiro, ganhando mais crédito com o fornecedor.
5. Havendo dificuldades, é preciso negociar
Nunca se deve esperar uma situação piorar. Havendo qualquer problema financeiro na casa lotérica, o melhor é renegociar para não ter maiores problemas.
6. Ter um sistema de gestão informatizado
Para manter o correto controle das contas a pagar é necessário manter um sistema de gestão informatizado, que ofereça os relatórios necessários para acompanhamento das obrigações.
Um sistema AGIL para as casas lotéricas
O melhor sistema de gestão financeira para a casa lotérica é o AGIL, um produto da DouraSoft, especializado em casas lotéricas. As contas a pagar podem ser facilmente controladas, com relatórios atualizados por vencimentos ou por fornecedores, permitindo o controle total sobre as obrigações da empresa.
Os relatórios permitem analisar todos os compromissos da empresa, sabendo o que deve ser pago a cada fornecedor, qual o tipo de pagamento, quanto existe para pagar em cada período, ou seja, todas as informações necessárias para manter as contas a pagar em ordem.
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Uma casa lotérica funciona atualmente muito mais do que um estabelecimento para que os clientes possam fazer suas apostas nas loterias da Caixa ou comprar um bilhete da loteria federal. Este artigo irá te dar algumas dicas de como o controle de operações pode ajudar o seu negócio.
A casa lotérica é um correspondente bancário com praticamente todas as atividades de uma agência, com a vantagem de tornar mais simples os serviços e de atender com maior rapidez, podendo atender um maior número de pessoas em menos tempo.
Com todas as atividades de pagamentos, recebimentos, saques, depósitos, vendas de produtos e tudo o que se pode fazer numa casa lotérica, é natural que haja uma grande movimentação de dinheiro, uma situação que exige o máximo de cuidado e de atenção do empresário lotérico.
O principal cuidado, certamente, é com relação à segurança. O operador de caixa deve ter sempre a quantia de dinheiro suficiente para fazer as operações, e isso exige um constante acompanhamento.
Muitas vezes o operador de caixa precisa de dinheiro e em outras é preciso fazer a sangria, retirando valores que estejam a mais, para guarda-los no cofre.
O controle de operações: a melhor maneira de fazer
A melhor forma de fazer o controle de operações, realizando a sangria ou injetando valores nos caixas TFL, quando necessário, é utilizando um sistema de gestão informatizado.
O sistema AGIL, desenvolvido pela empresa DouraSoft oferece ao empresário lotérico a facilidade de analisar a cada momento todas as operações e movimentações de cada caixa TFL sem precisar sair de seu computador.
O sistema integrado permite que o responsável pela movimentação financeira, na retaguarda, possa acompanhar a movimentação sem a necessidade de um operador de caixa solicitar que se faça a sangria ou que venha a pedir para injetar valores em seu caixa.
Com essa funcionalidade, o responsável pela movimentação financeira garante a segurança da casa lotérica e abrevia o trabalho do operador de caixa, que não irá precisar sair de seu posto de trabalho, não deixando também que os clientes fiquem esperando mais do que o devido.
Como todo empresário lotérico sabe, o melhor produto que pode oferecer aos seus clientes é um atendimento de qualidade, o atendimento por excelência. Quanto mais automatizada por sua empresa, mais fácil se torna a capacidade de cada operador de caixa prestar mais atenção aos clientes e oferecer o melhor atendimento.
O sistema AGIL é o grande apoio para o empresário lotérico nesse momento. Com a sua utilização, poderá realizar o controle de retirada e de reforços no caixa a qualquer momento, simplesmente fazendo o acompanhamento da movimentação.
O procedimento é bastante simples, sendo lançados automaticamente no sistema e facilitando ainda na hora do fechamento do caixa, evitando papéis e anotações paralelas, que precisam depois ser conferidas com o resumo do caixa TFL.
Ao fazer o fechamento do caixa, no final de cada expediente, todas as informações estão centralizadas, tornando mais rápido e eficiente o controle da movimentação financeira de cada caixa e permitindo a impressão do relatório do dia.
Com o sistema AGIL implantado, a casa lotérica terá toda sua movimentação automatizada, com maior facilidade para controle do dinheiro e trazendo a segurança de menores possibilidades de erros, que exigem tempo para conferência.
Atendimento ao cliente: a principal preocupação da casa lotérica
Como destacamos anteriormente, o grande produto que o empresário lotérico pode oferecer aos seus clientes é o atendimento. Para fazer um bom atendimento, cada operador de caixa deve trabalhar sem a preocupação de se voltar para o controle de operações.
O controle de operações, atualmente, deve ser informatizado, sem riscos de perder papéis de anotações, sem risco de anotar dados errados, voltando-se mais para aquilo que a lotérica deve fazer de melhor: atender bem seus clientes.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
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Um cliente de casa lotérica, quando é bem atendido, sempre volta. A forma como atendemos os clientes faz com que ele se sinta bem e, convenhamos, todos querem ser bem atendidos, tratados como pessoas especiais e únicas.
Nessa questão, é preciso que encontremos a maneira certa de falar a língua do cliente e entender o que ele precisa.
A área de atendimento ao cliente vem sendo cada vez mais valorizada ao longo do tempo e, quando enfrentamos uma concorrência, precisamos encontrar os métodos mais objetivos para atrair mais clientes.
Hoje se torna muito mais difícil tornar um cliente fiel e esse fato é devido à concorrência: sempre vai alguém oferecendo um produto similar, um produto mais em conta e com a mesma qualidade ou, passando por cima de tudo, encontrar a fórmula certa para agradar o cliente e, mesmo que o produto seja mais caro, fazer com que ele queira pagar mais para ter a atenção.
Na casa lotérica, o atendimento é a chave – como falar a língua do cliente?
Numa casa lotérica, não temos como oferecer um produto com mais qualidade do que os concorrentes. Afinal, trata-se de um sistema único, onde os preços são iguais, os produtos são basicamente os mesmos e, desta maneira, não há como oferecer qualidade maior.
A arma do lotérico, para cativar o cliente, é a empatia. É preciso entender que o cliente é fundamental na casa lotérica e passar a entendê-lo. E entender o cliente não é só fazer uma análise de suas necessidades como cliente, mas sim perceber momentos emocionais e entender suas necessidades como pessoa.
Não se trata, portanto, de apenas atendimento, mas sim de relacionamento. Quando criamos o relacionamento com o cliente, podemos nos colocar no lugar dele, entender que é preciso criar um vínculo e não somente ter um roteiro de palavras e frases automáticas.
Falar a língua do cliente é entender seu nível mental e intelectual
O grande problema da comunicação é não falar da forma certa com a pessoa certa. Um operador de caixa que usa palavreado complicado e difícil não vai ser entendido pelo cliente.
O atendimento não pode ser feito por um robô, que tenha frases decoradas, e sim por uma pessoa que, mesmo que esteja fazendo um trabalho repetitivo – o que é normal para quem trabalha com pagamentos e recebimentos – tem o tempo necessário para prestar atenção naquilo que o cliente está precisando e procurando.
Portanto, para falar a língua do cliente, não se trata apenas de usar as palavras corretas ou usar uma gramática excelente, mas sim de entender o cliente em seus diversos momentos.
Aplicar treinamento é importante para entender e aprender a falar a língua do cliente
O treinamento dos operadores de caixa é fundamental para melhorar o atendimento ao cliente. Não é preciso fazer cursos longos e complicados, mas sim uma reunião de meia hora por semana, conversando com os operadores, procurando saber suas dúvidas, deixando que coloquem suas dificuldades.
A capacitação em atendimento leva a equipe a trabalhar melhor, conseguindo cativar os clientes e trazê-los novamente à lotérica. Dessa forma, o lotérico está criando o seu diferencial. Como não pode apresentar produtos diferentes, pode apresentar o melhor que o cliente precisa: o atendimento bem feito.
O lotérico precisa, para isso, ter tempo disponível. E, para ter o tempo disponível, deve aplicar em tecnologia para fazer sua gestão. Utilizando um sistema de gestão informatizado, não irá precisar gastar o seu tempo com conferências e com procura de erros, tendo a oportunidade de oferecer esse tempo a quem mais precisa: o cliente.Conheça o sistema AGIL para gestão de lotérica e comece a falar a língua do cliente.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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O controle do fluxo de trabalho, ou da jornada de trabalho diária dos funcionários de uma casa lotérica é uma exigência legal. Toda e qualquer empresa que mantenha funcionários, deve ter o seu registro de ponto, sendo esta uma documentação que deve permanecer nos arquivos da empresa pelo prazo de cinco anos após a demissão do empregado.
A jornada de trabalho de cada funcionário deve permanecer armazenada para garantir à empresa a comprovação de que todas as horas foram devidamente pagas, sendo, junto com o recibo de pagamento de salários, uma prova perante a Justiça do Trabalho no caso de uma reclamação trabalhista, por exemplo.
Além disso, o registro diário do fluxo de trabalho de cada empregado é que vai permitir o fechamento da folha de pagamento no final de cada mês, considerando as horas extras, as faltas e possíveis atestados médicos.
Para os funcionários, também é uma obrigação fazer o seu registro de entrada e de saída nos horários estabelecidos para sua jornada de trabalho. O registro vai garantir ao funcionário todos os seus direitos trabalhistas, servindo não só para a confecção da folha de pagamento, mas também para o cálculo de férias, já que é através desses registros que toda a remuneração do funcionário é calculada.
O fluxo de trabalho e o registro de ponto exigido por lei
Na legislação brasileira, o controle da jornada de trabalho é regulamentado pela portaria 1510/9, homologada em 2009, estabelecendo os deveres básicos da empresa com relação à marcação do ponto. É uma exigência obrigatória para toda empresa que mantém funcionário registrado, devendo ser feita eletronicamente através do REP – Registrador Eletrônico de Ponto para empresas com mais de 10 empregados.
Empresas com menos de 10 funcionários podem manter o registro manual, que deve ser conferido diariamente.
A portaria sobre o registro da jornada de trabalho apresenta três exigências básicas:
- Os dados registrados no sistema eletrônico não podem ser alterados, devendo ser feitos pelo próprio funcionário;
- A empresa é obrigada a emitir um comprovante da marcação de ponto de cada registro feito através do sistema eletrônico;
- Os programas que fazem o tratamento do registro de ponto eletrônico devem ter relatórios e arquivos digitais padronizados.
Uma das soluções apresentadas para as casas lotéricas é a integração do registro de ponto eletrônico através do sistema AGIL. Além do gerenciamento de todas as atividades da casa lotérica, da movimentação de dinheiro e controle de todos os caixas TFL, o AGIL também permite o registro eletrônico de ponto dos funcionários, dentro do que determina a legislação.
O sistema AGIL apresenta entre suas funcionalidades a opção de controlar fluxo de trabalho, mantendo o controle dos horários de entrada e de saída de todos os funcionários. Assim, o empresário poderá cadastrar todas as jornadas de trabalho de todos os empregados.
Os registros do sistema AGIL fazem a marcação dos horários de entrada e de saída dos funcionários, que podem fazer a marcação diretamente no sistema e visualizar suas marcações de horário a qualquer momento.
Para fazer o registro do fluxo de trabalho, o funcionário entra no sistema, em sua tela inicial, seleciona o turno de entrada e de saída e, automaticamente, o sistema registra o horário em que ele está iniciando suas atividades.
O sistema AGIL permite que o empresário lotérico crie os horários que utiliza em sua casa lotérica, com horários diferenciados para quem trabalha pela manhã ou pela tarde, por exemplo. Basta cadastrar o fluxo de trabalho e seguir os procedimentos indicados no manual, garantindo fidelidade das informações e a permanência da casa lotérica de acordo com o que estabelece a legislação.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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