A casa lotérica que faz o cadastro de seus clientes e personaliza seus produtos e serviços tem muito mais chance de aumentar a clientela e melhorar a qualidade de atendimento no estabelecimento, principalmente quando se trata de sorteios especiais.
O cadastro de clientes permite que os operadores de caixa saibam quais são os produtos preferidos por cada cliente e qual o perfil do cliente, podendo, desta maneira, oferecer o que ele realmente em interesse em comprar.
O sistema AGIL e o cadastro de clientes e produtos
O uso de um sistema informatizado permite que o lotérico possa fazer o cadastro de todos os seus clientes fixos, administrando com mais competência sua empresa e oferecem melhor atendimento.
O cadastro de clientes pode ser feito no sistema AGIL, um programa da DouraSoft, que é o sistema de gestão para melhorar a eficiência das casas lotéricas e, em consequência, aumentar o número de vendas, gerando maior fluxo de caixa e proporcionando maior lucratividade.
O sistema AGIL é um programa que reúne, numa única plataforma, todas as funções necessárias para o bom funcionamento da gestão financeira da casa lotérica, apresentando uma interface amigável, com as ferramentas que podem ser aplicadas pelos próprios operadores de caixa.
Entre as ferramentas do sistema AGIL encontramos o cadastro, onde o lotérico poderá cadastrar seus clientes, seus produtos e serviços, além do plano de contas da lotérica, para organizar todos os lançamentos de receitas e de despesas, permitindo maior rapidez em todas as operações realizadas na casa lotérica.
Cadastro AGIL: como usar
O cadastro no sistema AGIL permite fazer o cadastramento de clientes e fornecedores, de parceiros e contatos, de produtos e serviços, fazendo a distinção entre todos eles, de acordo com a categoria em que se fizer o cadastro.
O cadastro de clientes é destinado ao registro no sistema das pessoas que são clientes fixos, inclusive daqueles que podem comprar a prazo na lotérica, se o empresário oferece essa modalidade.
Dentro da categoria de pessoas e empresas, o sistema AGIL também permite cadastrar todos os funcionários, operadores de caixa ou funcionários administrativos, com suas funções e atividades.
O lotérico também terá condições de cadastrar os fornecedores, parceiros e contatos, categorizando-os de acordo com a necessidade da empresa, como, por exemplo:
- Vendedores que fornecem produtos para empresa, como tele sena e outros produtos permitidos pela Caixa Econômica;
- Parceiros individuais ou empresariais que se associam à casa lotérica para desenvolvimento de projetos comuns, como os que prestam serviço concomitantemente à Caixa Econômica e às casas lotéricas;
- Cadastro de contatos do lotérico para outras necessidades, como manutenção ou prestação de serviços.
O sistema AGIL ainda permite fazer a personalização de serviços e produtos da casa lotérica, mantendo o controle de estoque e permitindo sua integração com outros cadastros, como no caso de produtos preferenciais de um cliente.
O cadastro do sistema AGIL vai permitir à casa lotérica oferecer um atendimento mais personalizado, oferecendo um tratamento diferenciado aos clientes, conhecendo seus interesses e preferências e tornando-o um cliente fiel da lotérica.
Com o cadastro é possível registrar números da sorte de um cliente, os produtos e serviços que ele comprou e seu telefone ou e-mail de contato para oferecer produtos especiais pela internet ou telefone.
A personalização de produtos e serviços e o cadastro de clientes no sistema AGIL vai permitir maior agilidade no atendimento, reunindo todas as informações de maneira integrada, possibilitando ao empresário lotérico mais tempo para que possa se dedicar ao que é mais importante na sua empresa: a excelência em prestação de serviços e o melhor atendimento.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
As operações chave de uma casa lotérica são as vendas de produtos e o recebimento de contas, depósitos e saques de clientes que possuem contas na Caixa Econômica. Todas essas operações fazem, em conjunto, a movimentação financeira que permite à casa lotérica ter sua lucratividade, e portanto, devem ser automatizadas, dentro de um sistema de gestão informatizado para tudo esteja de acordo no fechamento do caixa.
O lotérico tem sob sua responsabilidade valores que pertencem a terceiros, e desta forma, é sua principal obrigação prestar conta dos valores para a Caixa Econômica Federal no final de cada dia.
Para facilitar o fechamento do caixa e permitir que não haja qualquer tipo de erro nos lançamentos, o lotérico pode contar com o melhor sistema de gestão financeira do mercado, o sistema AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, empresa especializada no ramo de casas lotéricas.
Com o sistema AGIL, a casa lotérica terá todos os benefícios de uma contabilidade perfeita, sem erros, dentro das necessidades legais e fiscais, com relatórios integrados que permitem o melhor controle de operações chave e direcionamento para a empresa.
A necessidade de automatizar as operações chave da casa lotérica
O controle das operações chave de uma casa lotérica é visto como uma atividade complexa, bastante especializada, que consome recursos e pessoas, quando não é feita de forma informatizada.
No entanto, o uso e a aplicação da tecnologia de informação, tornando os controles automatizados, reduzem os custos e oferecem as informações de forma correta, podendo gerenciar a empresa com muito mais facilidade.
Com o suporte do sistema AGIL, a classificação dos documentos passa a ser feita pelo próprio operador de caixa, com um custo muito mais baixo para o lotérico, reduzindo significativamente os custos da empresa, utilizando as ferramentas do sistema sem necessidade de uma pessoa especialmente preparada para o trabalho.
Todos os lançamentos no sistema AGIL são guiados pelo próprio programa, minimizando erros de classificação contábil e simplificando tarefas que ficam definidas na própria aplicação pelo sistema.
O programa AGIL ainda oferece a integração em tempo real da informação de cada caixa TFL, permitindo ao lotérico acompanhar o que está acontecendo em cada um dos caixas, além de integrar as compras, a cobrança, os pagamentos, o registro de ponto dos funcionários e o cadastro de todos os dados necessários, como fornecedores, clientes, contatos, parceiros e os próprios funcionários.
Ao pensar na gestão financeira da casa lotérica, o programa AGIL vai permitir ao empresário lotérico ter acesso a todas as informações sobre a situação financeira de sua empresa, conseguindo, a qualquer momento, fazer a apuração de custos e de resultados, segmentando as áreas e os caixas TFL.
O sistema AGIL é uma ferramenta de suporte à decisão, à simulação de investimentos e ao planejamento estratégico da empresa, permitindo saber quais são os investimentos que podem ou não oferecer resultados positivos.
Para a casa lotérica, a tecnologia do sistema AGIL permite a automatização de todas as tarefas rotineiras, inclusive com a apuração dos resultados de comissões pelas vendas e o levantamento dos valores referentes a impostos e contribuições que devem ser recolhidos.
O lotérico, com a redução de custos obtida pelo sistema AGIL, automatiza todos os controles operacionais da casa lotérica, monitora todas as despesas e contas que devem ser pagas e faz a gestão de sua empresa de uma forma muito mais simplificada, obtendo de forma automática os relatórios gerenciais essenciais para direcionar sua empresa, conseguindo o tempo necessário para orientar os funcionários e encontrar meios de aumentar o número de clientes.
O sistema AGIL permite um ótimo controle de operações chave é o melhor dos parceiros para o empresário lotérico com visão de futuro, que pretende ampliar seus negócios e se posicionar melhor frente à concorrência.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
Todos os valores de entrada e saída de uma casa lotérica devem ser lançados de forma correta para que o fechamento do caixa não apresente qualquer diferença. O sistema AGIL, da DouraSoft, é um programa de gestão financeira que permite ao empresário ter todas as informações lançadas e indexadas de forma automatizada, apresentando, ao final do expediente, o relatório de cada caixa TFL separadamente, além de reunir num mesmo relatório todas as movimentações de todos os caixas.
Para manter o controle das movimentações, desde a abertura do caixa, é necessário lançar todas as compras feitas pelos caixas TFL feitas com o dinheiro do próprio caixa. Ao fazer o lançamento os valores são lançados como sangria do caixa, evitando que haja diferença no final do dia.
Da mesma forma, as transferências de produtos entre os operadores de caixa e entre a retaguarda, que é um procedimento comum no dia a dia da lotérica, é lançada entrada e saída, como saída através do operador que cedeu o produto e como entrada por aquele que recebeu o produto.
Essas movimentações são feitas através de uma ferramenta de transferência, que registra nos dois caixas a movimentação, sendo feitas apenas através dos produtos que estavam em estoque com os operadores.
As vendas também são controladas pelo sistema AGIL, que faz o controle automático de todos os itens cadastrados como produto, loteria ou serviço. O procedimento serve também no caso de a lotérica vender qualquer outro tipo de produto, lançando as vendas à vista e a prazo e fornecendo maior controle de cobrança de clientes que possuem débito com a lotérica.
Operações para controlar entrada e saída facilitadas pelo sistema AGIL
O controle de retiradas e reforços do caixa são controlados de forma automática pelo sistema AGIL, bastando que o operador faça o lançamento através da ferramenta apropriada.
É preciso atenção para que os procedimentos sejam feitos adequadamente pelo operador, uma vez que basta inserir os dados para que as informações sejam distribuídas de forma correta.
Um sistema só pode funcionar corretamente quando o operador sabe operar as ferramentas, utilizando-as para fazer o lançamento. O sistema AGIL oferece todas as funcionalidades para o controle, inclusive de compras e vendas, mesmo que a quitação não seja feita no momento. Assim, contas a pagar e contas a receber, quando lançadas no sistema, vão compor um relatório específico, onde o lotérico poderá visualizar os valores que a casa lotérica possui tanto a receber quanto a pagar, podendo fazer o seu plano orçamentário e o fluxo de caixa.Todas as operações de vendas e compras em que a quitação será feita posterior ao ato de negociação o sistema gera um controle.
Através do sistema AGIL é possível controlar todos os tipos e categorias de despesas da casa lotérica, fornecendo o controle de todos os valores, gerando relatório detalhados por data, fornecedor e períodos, entre outros.
Assim como as despesas, também as contas a receber são lançadas para cada cliente que possui débito com a empresa, permitindo o seu lançamento manualmente, informando através dos relatórios todas as contas já vencidas e o total que a casa lotérica tem a receber de clientes.
Ao final de todos os lançamentos do dia, em cada caixa TFL, o fechamento do caixa irá mostrar o resultado de toda a movimentação, gerando o relatório automaticamente, junto com os gráficos, o que vai permitir que o lotérico tenha total controle sobre o movimento financeiro de sua empresa.
O sistema de gestão AGIL é a melhor ferramenta para que o empresário lotérico tenha disponibilidade para controlar a entrada e saída de dinheiro, gerenciar sua empresa de forma adequada, sem falhas e sem prejuízos.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
A lucratividade de uma casa lotérica é proveniente das comissões que a Caixa Econômica repassa sobre a venda de loterias e outros produtos, o que vai exigir do empresário lotérico um controle total sobre os valores vendidos para conferir o quanto de lucro sua empresa está conseguindo.
Durante muitos anos, as casas lotéricas sempre se voltaram apenas para o serviço de apostas nas loterias, como os jogos da mega sena, da sena, da lotofácil e dos bilhetes da loteria federal, entre outros.
No entanto, nos últimos tempos, as casas lotéricas também se transformaram em correspondentes bancários da Caixa Econômica e, com isso, passaram a oferecer mais serviços, recebendo boletos bancários, permitindo aos clientes fazer saques e depósitos, abrindo contas, enfim, praticamente todos os serviços que são feitos na Caixa, também podem ser feitos na casa lotérica.
As lotéricas se transformam e exigem maior controle de comissões
As lotéricas estão passando por mais uma transformação: agora podem fazer os serviços de Negocial da Caixa, um tipo de serviço que envolve abertura de contas, empréstimos pessoais e financiamentos habitacionais, entre outros. Esses serviços representam o futuro das casas lotéricas, mostrando-se como uma excelente oportunidade para aumentar o faturamento.
Diante dessa profusão de produtos e serviços, o empresário lotérico precisa ter o controle fiel de todas as comissões pagas, necessitando cada uma de suas variações ser lançada em conta diferenciada para que se saiba o que está sendo mais lucrativo ou não.
É preciso fazer a diferenciação entre as comissões, as tarifações e o lucro, uma vez que, não percebendo a diferença, o lotérico poderá ter problemas, não mantendo o domínio sobre suas contas e contribuindo para que a lotérica não alcance índices maiores de produtividade, que é o objetivo principal da empresa.
No caso de comissões, elas são representadas por todos os valores recebidos pela casa lotérica através da movimentação do coeficiente financeiro dos jogos vendidos. O lotérico recebe a comissão em relação a todas as demais lotéricas do Brasil, e esse valor é em relação ao valor movimentado num determinado período de tempo.
O percentual é aplicado sobre o valor final de arrecadação e, nesse caso, não importa a quantidade de jogos vendidos por uma casa lotérica, e sim todo o coeficiente vendido por esses jogos em todas as loterias.
Diferente das comissões, as tarifações não possuem uma porcentagem estipulada previamente sobre o total de arrecadação. O coeficiente financeiro das tarifações é tratado pela quantidade movimentada das operações, como o recebimento de contas, o pagamento de benefícios, os saques, depósitos e demais operações, sendo um valor individual e direto.
Todo o movimento proveniente das tarifações e das comissões é que irão representar o valor do faturamento da casa lotérica e o seu lucro é representado pela diferença entre o produto adquirido e pelo valor que o mesmo foi vendido. Na casa lotérica, isso é dado pelo valor total da receita menos todas as despesas.
Controlando as comissões pelo sistema AGIL
Como se pode verificar é um processo difícil de ser controlado, se for feito de forma manual. O lotérico, portanto, precisa contar com o apoio de um sistema de gestão financeira informatizado, o programa AGIL, da DouraSoft, oferece a praticidade de lançar no sistema todos os procedimentos da Caixa Econômica Federal separados por suas contas, organizados de acordo com o tipo de recebimento. Todos estes dados são gerados a partir do simples fechamento de caixa no final do dia, que pode ser feito pelas operadoras de caixa, e auditado pela gerencia da lotérica.
O sistema possibilita controlar as comissões que a Caixa Econômica paga através da ferramenta Negocial, onde o empresário lotérico poderá simplesmente conferir os valores recebidos, gerando os relatórios necessários para acompanhar a lucratividade de sua empresa de modo simples e prático.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
Despesas fixas são aquelas que suportam o funcionamento de uma casa lotérica e não se alteram durante os meses ou, quando se alteram, apresentam pequenas diferenças de um mês para o outro.
Algumas despesas fixas somente tem alteração uma vez por ano, como é o caso de aluguel ou do contrato com a empresa de carro forte, permanecendo o mesmo valor durante todo o período de validade do contrato.
Por serem despesas fixas, o lotérico pode pensar que não há tanta necessidade de controle, mas aí está um grande engano: todas as despesas devem ser controladas, tanto as fixas quanto as variáveis, uma vez que é através dos lançamentos de receitas e despesas que se pode chegar ao resultado da lucratividade da empresa.
O controle de despesas deve ser feito mensalmente, com todos os valores lançados e, para não haver qualquer tipo de erro, a melhor solução é instalar um software de gestão financeira, que irá manter a gravação de todas as informações para o fechamento e os relatórios gerenciais de resultado.
O controle através do sistema AGIL
O sistema AGIL é o melhor sistema de gestão de lotéricas do mercado, oferecendo a funcionalidade de registrar cada compra ou cada despesa feita pela casa lotérica.
No caso de uma compra à vista, o valor é automaticamente retirado do caixa e, no caso de uma compra a prazo, o próprio sistema vai gerar uma conta a pagar
As contas podem ser também lançadas manualmente no sistema e, nesse caso, são feitos os lançamentos de débitos que a lotérica tem com fornecedores e com outras empresas.
Através do sistema AGIL é possível controlar todas as despesas fixas, fornecendo ao empresário lotérico o controle total das contas que precisam ser pagas, bem como o controle dos valores totais destinados às despesas da empresa, gerando relatórios detalhados por data, por fornecedor e por período, entre outros.
O sistema, através de suas funcionalidades, também permite informar a quitação de um item ou de várias contas a pagar e, para isso, basta selecionar a conta desejada e selecionar uma opção específica para quitação de contas.
Ao visualizar o relatório de contas e despesas fixas, o lotérico pode fazê-lo através do próprio monitor ou de relatórios impressos.
Na tela, as despesas fixas irão apresentar cores diferentes, com a cor verde indicando as despesas que precisam ser pagas, a cor azul para aquelas que foram pagas parcialmente, a cor preta para despesas que ainda não venceram e vermelha para despesas que estão vencidas e que ainda não foram pagas.
O sistema AGIL é bastante interativo e possui um ambiente totalmente amigável, permitindo direcionar rapidamente de uma tela para outra, no caso de passar da tela de quitação para outra de exclusão de contas a pagar, por exemplo.
Além do controle total de despesas fixas da lotérica, o AGIL ainda oferece a geração de um relatório para certo de contas, onde o lotérico poderá analisar cada uma das despesas fixas, verificando o que deve ser feito com ela.
O sistema de gestão de lotéricas desenvolvido pela DouraSoft vem atender todas as necessidades para o controle efetivo das despesas fixas da casa lotérica. Através dele, é possível controlar todas as despesas fixas, em detalhes, bem como verificar os valores e flutuações de cada despesa.
Para facilitar ainda mais a gestão da casa lotérica, o sistema visa quando uma despesa vai vencer, garantindo ao lotérico que não se esqueça de honrar com seus compromissos.
Ao usar o sistema AGIL da DouraSoft, o empresário lotérico facilita sua vida de gestor e encontra o tempo necessário para controlar as despesas fixas e fazer sua casa lotérica crescer.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
O controle de ponto dos operadores de caixa da casa lotérica só é obrigatório se tiver mais de dez funcionários, tendo como base a CLT – Consolidação das Leis do Trabalho e a portaria MTPS 3626/91, que determina o registro mecânico, manual ou eletrônico para todo e qualquer estabelecimento (Volto a ressaltar, com mais de dez empregados).
Os funcionários devem anotar o horário de entrada e de saída, assinalando também os intervalos para repouso e alimentação. Esses intervalos podem ser assinalados pelo próprio empregador, não sendo exigido obrigatoriamente que o funcionário o faça.
A marcação do ponto dos operadores pode ser feita através de registros mecânicos ou eletrônicos, através de relógio de ponto, de cartão magnético ou manuscrito, para empresas com menos de 10 empregados.
Um dos meios que está sendo bastante utilizado é através de um sistema computadorizado, tornando mais prática a marcação e atendendo a legislação que trata do assunto.
Para segurança jurídica da empresa, o funcionário deve ter também o comprovante de seu registro de ponto, ou assinar o espelho do cartão de ponto emitido no final de cada mês, para que tenha validade perante o Ministério do Trabalho, no caso de ocorrer uma reclamação trabalhista.
A casa lotérica também deve ter fixado em local bem visível o quadro de horários expedido pelo Ministério do Trabalho, conforme modelo adotado pela legislação. Além disso, é preciso ainda respeitar a tolerância de entrada e saída dos funcionários, que não podem ser descontadas nem computadas como jornada extraordinária.
As variações de horário no registro de ponto não devem ser descontadas e nem pagas quando não exceder o limite máximo de 10 minutos diários. Assim, quando um empregado atrasa para entrar num máximo de 10 minutos, não poderá ter qualquer desconto, também não podendo exigir o pagamento de horas extras dentro desse limite.
Ponto dos operadores – afinal, quem não precisa bater ponto na casa lotérica?
Somente não são obrigados a bater ponto os empregados que fazem qualquer atividade externa, quando não é possível a fixação de horário de trabalho determinado, e esse não é o caso das lotéricas: normalmente o trabalho é feito interno, com os operadores de caixa ocupando os seus postos de trabalho.
A única função que não exige marcação de ponto é a de gerente, que são equiparados, de acordo com a legislação aos diretores e chefes de departamento. Se a casa lotérica tiver um gerente, portanto, este não será obrigado a fazer o seu registro de ponto, uma vez que se trata de cargo de confiança.
O cargo de confiança é considerado, pela legislação como um cargo de autonomia, de poder tomar decisão com relação à empresa, e o gerente de uma casa lotérica, quando o proprietário não permanece o tempo todo dentro da empresa, é quem deve tomar as decisões para melhor direcionar as atividades dos funcionários.
Fazendo marcação de ponto dos operadores com o sistema AGIL
Para as casas lotéricas manterem o controle de ponto dos operadores, o sistema AGIL, da DouraSoft, oferece a funcionalidade dentro do próprio sistema. O lotérico poderá fazer o cadastro de todos os seus funcionários, colocar o horário de trabalho que cada um deve fazer e o sistema somente precisa ser registrado cada vez que o empregado entra ou sai, cumprindo sua jornada e deixando registradas todas as informações. Vale ressaltar que este controle é para uso exclusivamente interno, não tendo validade jurídica.
Com o sistema AGIL, o empresário lotérico atende à legislação e facilita o trabalho do dia a dia das lotéricas e de seu time de colaboradores.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
Um dos grandes problemas enfrentados por qualquer estabelecimento, seja comercial ou de prestação de serviços, é conseguir dinheiro trocado, em moedas, para atender os clientes e não ficar sem troco. A casa lotérica, evidentemente, não consegue fugir disso, principalmente porque, embora movimente grandes quantias durante o dia, sempre existem valores quebrados, que exigem moedas para o troco.
Para evitar ficar sem troco, é importante sempre pedir aos clientes dinheiro trocado. Quanto mais trocado, melhor para o movimento do caixa. O responsável pela retaguarda deve também manter um bom volume de moedas, permitindo que todos os operadores de caixa tenham o suficiente para atender o cliente.
Aqui, vale lembrar que, diferente de um bar ou de um supermercado, não há como oferecer diferenças de troco em balas ou chicletes. O cliente vai querer receber o troco em dinheiro.
E, atualmente, com a dificuldade em encontrar moedas e algumas cédulas, é preciso ter sempre uma reserva suficiente.
Uma das facilidades existentes na casa lotérica é a possibilidade de pagar com cartão, embora o caixa TFL só possa receber cartões da Caixa Econômica. Portanto, se houver necessidade e se o cliente tiver cartões da Caixa, é preferível fazer a retirada para o pagamento de suas contas, em vez de receber em dinheiro.
Fazendo reservas de moedas para evitar ficar sem troco
O lotérico, portanto, precisa sempre fazer reservas de moedas e, para ter a quantidade suficiente, precisa se organizar para saber o quanto vai precisar em dinheiro trocado. Essa, certamente, seria uma tarefa bem difícil se não houvesse um sistema de gestão financeira que pudesse manter o controle.
O sistema AGIL, um software desenvolvido pela DouraSoft, além de inúmeras funcionalidades, também permite que o lotérico possa manter esse controle.
O sistema possui um menu denominado Retaguarda, que permite o lançamento e o controle de todas as operações que envolvem a operação principal da casa lotérica, ou seja, o dinheiro que entra ou que sai do estabelecimento.
A opção de controle permite saber todos os trocos dos caixas TFL, através de cada operador e de sua movimentação, detalhadamente, inclusive pelas moedas, o que vai evitar que o lotérico seja pego de surpresa, sem ter troco nos seus caixas.
Para manter esse controle, basta entrar no meu Troco, onde estarão todos os valores de cédulas e de moedas, e onde o sistema contabiliza o número de cédulas e moedas por quantidade.
Com essa funcionalidade, além de saber uma média da necessidade de número de moedas e de cédulas pelo valor estampado nas mesmas, o lotérico poderá também fazer a previsão para cada dia de expediente, mantendo o número de moedas e cédulas menores para não ficar sem troco em seus caixas.
Desta forma, na hora de fazer a transferência de valores para a Caixa Econômica, basta separar as cédulas de maior valor e guardar no saldo do caixa todas as moedas e cédulas menores, dentro da média percebida nos movimentos diários.
Sistema AGIL: facilidade para o empresário lotérico
O sistema AGIL vem se desenvolvendo há mais de 20 anos para a gestão financeira das casas lotéricas. Ao longo desse tempo, todas as necessidades vêm sendo atendidas. A cada alteração nos sistemas da Caixa Econômica ou a cada necessidade apresentada pelos empresários lotéricos, os programadores da DouraSoft implementam uma nova funcionalidade.
A funcionalidade de troco foi inserida justamente para atender a uma necessidade cada vez mais comum nos estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços e, como no caso de casas lotéricas, não poderia ficar de fora de um sistema que vem prometendo e cumprindo, ao longo desses mais de vinte anos, atender todas as obrigações e necessidades, para que o empresário tenha disponibilidade de oferecer qualidade na sua prestação de serviços e evitar ficar sem troco.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
Controlar as vendas de uma casa lotérica é uma necessidade primordial. É através das vendas que o empresário vai saber a lucratividade de sua empresa e as ações que deve tomar para aumentar o número de clientes e garantir a continuidade da empresa.
Com o controle correto das vendas é possível manter a administração bem direcionada, mais alicerçada, já que o movimento da lotérica é diferenciado de qualquer outro estabelecimento de prestação de serviços.
Na casa lotérica somente se trabalha com números, que representam valores que, por sua vez, é na maior parte de terceiros. Do volume movimentado é que saem as vendas, que irão trazer para o lotérico sua receita e possibilitar o cálculo do coeficiente de lucratividade.
Controlar as vendas com um software específico
Para controlar as vendas da casa lotérica é necessário ter um software confiável, como o AGIL, desenvolvido pela DouraSoft. O primeiro passo para manter esse controle é informatizar a casa lotérica.
Depois de instalado o programa AGIL, o lotérico deverá manter seus operadores de caixa bem treinados, de forma a operacionalizar o sistema, fazendo os lançamentos de forma correta para não gerar erros no fechamento do caixa.
Um sistema operacional, como sabemos, só funciona através da inserção de dados e, como não possui inteligência, quem o manipula deve conhecer todas as ferramentas e funcionalidades.
Portanto, é importante orientar bem cada funcionário para que não aconteça qualquer imprevisto que atrapalhe o bom andamento dos trabalhos e que permita agilizar o atendimento, evitando a formação de filas.
O manual de instruções do AGIL deve estar disponível para qualquer funcionário poder tirar dúvidas em alguns momentos, evitando atropelos durante o controle de seu caixa TFL.
Pelo sistema AGIL, o lotérico ainda tem a vantagem de poder controlar as vendas no momento certo, sabendo como está o movimento em cada caixa TFL, uma das funções mais inteligentes do sistema.
Assim, é possível saber em qualquer hora do dia, como estão as sangrias do caixa e os valores de vendas que estão nos cofres e os que foram enviados para a Caixa Econômica.
O fechamento do caixa permite a emissão de relatórios diferenciados, por cada caixa, e esse fechamento pode ser feito pelo próprio operador, com o acompanhamento no tempo certo pelo gerente ou pelo lotérico. Esses relatórios mostram os valores de venda detalhados, por produtos.
Além das vendas controladas pelo TFL(ou fora deles, como é o caso das TeleSenas), o AGIL também permite fazer o controle de vendas de qualquer item cadastrado como produto, como loteria ou como serviços.
Dessa forma, a casa lotérica pode ampliar a oferta de produtos, como a venda de chips de celulares e outras permitidas pela Caixa Econômica.
O sistema permite o lançamento tanto de vendas à vista como de vendas a prazo, fornecendo ao lotérico maior segurança no controle de cobranças e de clientes que mantém débito com a empresa.
Em cada venda, também é possível emitir um comprovante, que pode ser interessante para o controle e para a conciliação na hora do fechamento de caixa, e, o mais importante, no caso de uma venda a prazo, é que o próprio sistema irá gerar o registro de contas a receber.
O operador de caixa ainda possui a autonomia para atendimento de qualquer cliente que compre a prazo sem precisar pedir autorização: existe um limite de vendas que pode ser cadastrado para cliente e, no caso de excesso, o sistema não libera valores acima do limite de crédito.Esse limite pode ser autorizado através do cadastro de clientes, onde é possível alterar os valores permitidos e controlar as vendas.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
Organizar as despesas de uma casa lotérica permite que o empresário lotérico possa tomar as decisões mais acertadas com relação a redução de custos e ao gerenciamento de sua empresa de uma maneira mais completa.
Organizar as despesas é necessário para que se possa acompanhar mais de perto das finanças da lotérica, gerando maiores possibilidades de calcular os custos e de acompanhar o potencial de vendas, projetando a margem de lucro da empresa e permitindo a realização de investimentos de médio e de longo prazo.
Para o empresário lotérico organizar as despesas são necessários alguns passos básicos, sendo o primeiro deles escolher um sistema de gestão apropriado para o tipo de atividade da empresa. Como se trata de uma casa lotérica, o melhor sistema de gestão é o AGIL, um software desenvolvido pela DouraSoft, que permite organizar custos, despesas e receitas de uma forma mais prática e completamente automatizada.
O sistema AGIL é de fácil manipulação, com interface amigável, que permite fazer toda a movimentação e oferece os relatórios e gráficos necessários para conhecer a real situação da empresa.
Como fazer a organização de despesas
O sistema AGIL facilita ao empresário lotérico todos os lançamentos, trazendo, todos os dias, o saldo final do dia anterior, permitindo o sequenciamento dos lançamentos com os saldos anteriores.
No sistema serão lançadas todas as entradas pelas vendas de produtos e serviços, onde são descritas as datas, a origem, o registro e a forma de pagamento, bem como o valor de cada movimentação, acrescentando os valores ao saldo do caixa existente.
Os lançamentos de saída de dinheiro entram diretamente no caixa, registrando todos os destinos e de que forma foi feito o pagamento. Nesse caso é que entra a organização das despesas, devendo ser classificadas em custos fixos, custos variáveis, compras de produtos, etc.
Além disso também é possível lançar as compras que são feitas a prazo, para que esse controle também seja acompanhado.
Organizar as despesas exige a separação entre as despesas fixas e as variáveis.
Despesas fixas
As despesas fixas são aquelas previsíveis e que não possuem muita variação de valor, como, por exemplo, aluguel, salários, obrigações trabalhistas, honorários de contador, energia, água e telefonia, entre outras.
Despesas variáveis
Entre as despesas variáveis, temos todos os valores que, muitas vezes, não são previstas, ou aquelas que sofrem variações maiores de acordo com a produção/venda do produto (Diferentemente das despesas fixas, que independente de produzir/vender terá que ser paga). Essas, muitas vezes, dependem do próprio movimento.
Com todos os lançamentos feitos, através das categorias em suas contas, o lotérico terá o resultado financeiro de toda a movimentação, com o saldo do dinheiro que entrou e que saiu durante o dia, sabendo, ao final do período quanto possui em valores.
Esse saldo define o quanto de receita foi acrescentada à lotérica, devendo ser sempre maior a cada dia. Quando há redução do saldo de caixa, é preciso verificar se as despesas estão sendo acima do esperado e cortar os custos que não são tão necessários.
Cuidados ao organizar as despesas
Para manter o controle financeiro e a organização das despesas, é necessário tomar alguns cuidados, como, por exemplo:
- Separar todas as despesas da casa lotérica dos gastos pessoais;
- Não contabilizar como saldo positivo os cheques devolvidos ou que ainda serão compensados;
- Não deixar contas a pagar em atraso para não pagar juros e multas;
- Fazer as anotações de todas as movimentações bancárias, lançando no sistema;
- Ter a contabilidade sempre em dia, não deixando de anotar nenhum centavo que tenha entrado ou saído no caixa da empresa.
Ao organizar as despesas, o lotérico poderá fazer sua projeção de lucros, tomando os cuidados necessários para aumentar a produtividade.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
Uma lotérica de maior porte, com maior movimento, tem necessidade de um gerente. Um gerente de lotérica, nesse caso, é peça fundamental no processo de funcionamento da casa lotérica, devendo ser ele a pessoa que, em grande parte das vezes, pode sair em campo para uma atividade operacional qualquer, mostrando para a equipe que não está simplesmente no comando, mas que também sabe atuar como um funcionário, seja no caixa ou na retaguarda.
O gerente de uma casa lotérica deve ser escolhido preferencialmente entre os próprios funcionários, entre os que melhor conhecem o funcionamento, que tenham afinidade com outros funcionários e que não demonstrem qualquer superioridade na frente dos outros.
É necessário que seja um profissional motivador, sem se rotular como diferenciado por sua posição, sem criar dificuldades para qualquer outro membro da equipe.
Em outros artigos já comentamos sobre as principais características de um gerente de lotérica, e não custa nada repetir. O profissional, para ocupar o cargo, deve ter as atribuições necessárias exigidas principalmente para unir a equipe.
Uma casa lotérica tem como principal atividade o atendimento ao público e este deve ser feito dentro das melhores regras de conduta, com um operador eficiente no que faz, rápido no atendimento, mas, ao mesmo tempo, cortês, educado, gentil.
Para um gerente de lotérica, o bom relacionamento com todos os funcionários da equipe só vai trazer benefícios para a empresa: funcionários motivados, operadores de caixa que oferecem produtos, pessoas que se comprometem com a lucratividade da empresa.
O gerente de casa lotérica, além de suas atividades, sobre as quais falaremos mais adiante, deve ter sempre a preocupação de analisar e verificar o que está ocorrendo dentro do estabelecimento, atendendo prontamente a todas as necessidades dos operadores de caixa e tornando o serviço mais eficiente.
Um gerente de lotérica deve ser consciente de suas obrigações
Entre as atividades de um gerente de casa lotérica podemos considerar como primeira a consciência com relação às suas obrigações. Isso o torna diferente de qualquer outro funcionário da lotérica.
O comprometimento com suas atividades, a preocupação com a equipe, o perfeito atendimento às necessidades dos clientes, tudo isso faze de um gerente de casa lotérica uma pessoa essencial para a condução do negócio.
A função de gerente de casa lotérica exige um profissional que tenha conhecimento de vendas, que é respeitado por aquilo que representa, que sabe manter uma equipe motivada e que tem a competência de selecionar os melhores, motivando os outros e também se automotivando.
A equipe de operadores de caixa é a alma da casa lotérica e, sem uma boa equipe, certamente a casa lotérica irá perder clientes e tornar-se conhecida como ruim no atendimento.
Assim, o gerente de casa lotérica deve ser a base para a casa lotérica, promovendo o entrosamento entre a equipe, ao mesmo tempo em que executa atividades como as exigidas para a sua função:
- Atendimento a clientes;
- Identificação de oportunidades de melhoria;
- Propor medidas corretivas para o atendimento;
- Acompanhamento de vendas e das operações do caixa;
- Controle de estoque e reposição;
- Conferência do estoque;
- Supervisão de alterações de preços e cartazes de ofertas;
- Supervisão de exposição de produtos e de campanhas promocionais;
- Acompanhamento da rotina dos operadores de caixa.
Ao encontrar um profissional com todas as características apresentadas, o proprietário da casa lotérica poderá ter a certeza de estar contratando um profissional de primeira qualidade.
No entanto, como salientamos anteriormente, a melhor maneira de encontrar o gerente de lotérica certo é preparando um profissional para a função. Não é uma situação para imposição de um profissional, mas sim de promover aquele que se mostrar adequado dentro da equipe de trabalho.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
Leia mais
- 1
- 2