A gestão financeira de uma lotérica guarda alguns pontos críticos em relação a diversos outros tipos de negócios. Por lidarem constantemente com grandes volumes financeiros durante todo o dia, é esperado que muitas destas empresas tenham algum grau de dificuldade em administrar tantos valores, principalmente quando é realizado o fechamento de caixa.
Esta situação se torna ainda mais crítica se considerarmos o grande número de movimentações que ocorrem ao longo de uma jornada de trabalho. São centenas, milhares e até dezenas de milhares de atendimentos realizados diariamente, dependendo da lotérica.
Diante de tamanha intensidade de trabalho, surge uma importante pergunta: quais são os problemas mais comuns no fechamento de caixa? Há como reduzir sensivelmente a sua ocorrência?
Fechamento de caixa: o valor em dinheiro não bate com o valor informado no controle, e agora?
Como é de se esperar, o grande algoz em termos de fechamento de caixa em uma lotérica é, sem a menor sombra de dúvidas, a sobra ou a falta de dinheiro no ato da conferência.
Porém, embora este seja um grande problema, não podemos acreditar que ele encontra um fim em si mesmo. Ele tem as suas origens e, a seguir, vamos investigar as 5 causas mais comuns, que acabam implicando na indesejada diferença de caixa…
-
Abandono de troco
Esta é uma causa muito comum para o erro, mas ela somente costuma explicar a diferença na hora do fechamento, quando esta é positiva, ou seja, quando sobra dinheiro. Isso ocorre porque os funcionários de uma lotérica normalmente são instruídos pelos gerentes e pelos próprios lotéricos a não dar troco a mais, devendo manter atenção máxima a isso, ainda que tenham que trocar moedas entre os caixas da própria lotérica quando houver falta de troco.
-
Troco errado
Outro motivo muito comum para a diferença de caixa na hora do fechamento é o erro na hora de dar troco ao cliente, podendo ser em excesso ou em falta.
Sabemos que errar é humano, e muitos funcionários cometem este equívoco. Mas é preciso trabalhar para que eles não ocorram com muita frequência ou podem aniquilar a performance financeira da lotérica, ou ainda, causar graves problemas e estresse com clientes, e entre gestores e operadores de caixa.
-
Dinheiro perdido em algum lugar
É preciso ficar atento e pode ser que tenhamos a sorte de encontrar as quantias que faltam ao redor do espaço de trabalho do caixa. É muito possível que, durante a intensa jornada de trabalho, algumas moedas e até notas caiam da bancada ou da máquina. Uma checagem final, organizando todo o ambiente de trabalho, pode ajudar a resolver uma significativa quantidade de problemas, caso as notas e moedas encontradas sejam o suficiente para sanar a diferença.
-
Sangrias não anotadas
Este é realmente um dos maiores causadores de estresse na hora do fechamento de caixa. Sangrias de dinheiro ao longo do dia, quando não controladas devidamente, geram um estresse terrível e desnecessário entre os membros da equipe.
Existem duas soluções possíveis aqui: manter um controle rígido sobre as sangrias ou, por outro lado, implementar novas práticas sobre as sangrias e ter controle em definitivo.
-
Erro de lançamento no controle do caixa
Também é importante considerar que o erro pode estar no lançamento no controle do caixa. Este é um fenômeno que não ocorrerá se o controle for automatizado, como no caso do uso do Sistema AGIL, mas pode ocorrer repetidas vezes se o controle for manual ou depender da intervenção humana para funcionar.
Uma solução ao alcance para a maior parte dos problemas de fechamento de caixa…
Como já adiantamos no item anterior, a solução de grande parte dos problemas que resultam em diferenças na hora do fechamento de caixa é a implantação do sistema AGIL em sua lotérica. Com ele, a sua empresa contará com a automatização de boa parte das funções operacionais e você poderá usufruir de controles completos e confiáveis para auditar qualquer aspecto relevante do seu negócio.
Para saber mais, entre em contato conosco agora mesmo. Ligue para (67) 2108-7007 ou envie-nos um email para comercial@dourasoft.com.br.
Leia mais
Em qualquer atividade profissional é necessário que haja constante treinamento dos funcionários. Para uma casa lotérica um treinamento eficiente também é importante, principalmente porque se trata de um estabelecimento que trabalha exclusivamente com pessoas, onde o atendimento é o principal produto oferecido.
O operador de caixa deve estar treinado e preparado para prestar o melhor atendimento, principalmente quando se trata de um novo profissional.
Vamos apresentar algumas recomendações para o lotérico prover um treinamento eficiente para novos funcionários.
1. Treinamento eficiente sobre o público-alvo da lotérica
O lotérico, com sua experiência, já conhece bem o público-alvo de sua lotérica e deve apresentá-lo aos novos funcionários informando como agem, o que procuram e a forma como o atendimento é realizado na lotérica. O novo funcionário, quando preparado, terá mais condições de se adaptar em pouco tempo.
2. Treinamento eficiente sobre os objetivos do operador
Cada casa lotérica possui um objetivo definido, ou seja, uma meta que deve ser perseguida todos os meses. O lotérico deve deixar claro ao operador de caixa quais são esses objetivos e o que é necessário para alcançá-lo.
3. Treinamento eficiente com acompanhamento
Pelo menos na primeira semana de trabalho, o novo funcionário não deve permanecer sozinho em seu guichê. É necessário um acompanhamento para que ele possa se adaptar tanto ao sistema com que está trabalhando quanto ao público que estiver recepcionando.
Nunca o lotérico deve deixar um funcionário em treinamento sem acompanhamento de outro mais experiente. No primeiro dia, ele deve verificar o que é feito, acompanhando outro funcionário de mesma função para pegar o ritmo do trabalho e, em seguida, ser acompanhado para conduzir bem suas atividades.
4. Treinamento eficiente delegando funções
O treinamento deve conter todas as demandas que cada novo funcionário terá durante seu dia de trabalho. Ele deve saber exatamente quais são suas atividades e a melhor forma de executá-las, dentro do padrão de atendimento da casa lotérica.
5. Treinamento eficiente sobre regras
Qualquer estabelecimento comercial possui suas regras internas. O novo empregado deve ser treinado com relação a elas, possuindo todo o conhecimento para executar suas atividades. Caso a lotérica tenha um sistema informatizado, é essencial que tenha consigo o manual de instruções.
Acompanhamento individual após o treinamento
O treinamento é apenas uma etapa, quando o novo funcionário está aprendendo o serviço. No entanto, deve fazer parte da rotina do lotérico fazer o acompanhamento constante de todos os operadores de caixa e funcionários de retaguarda, verificando se enfrentam problemas e como encontram as soluções.
Com essa atitude, o lotérico deve passar mais confiança para cada um de seus subordinados, tendo a certeza de que podem executar suas tarefas e que, quando surgir algum problema mais complicado, podem contar com o apoio de seu superior hierárquico.
Colocando o treinamento em prática
O treinamento eficiente de um novo funcionário, na prática, deve seguir algumas regras, simples e básicas, para que ele tenha a necessária confiança em seus procedimentos:
- O primeiro dia deve ser apenas de acompanhamento de um funcionário mais antigo, preferencialmente o que tenha mais experiência, para que o novo empregado saiba o que deve ser feito.
- Se necessário, o novo funcionário poderá passar mais dias, sem exceder um máximo de 3, para anotar tudo o que precisa fazer quando assumir seu posto.
- Nesse período, o novo operador de caixa poderá assumir o posto, acompanhado pelo mais experiente, para que todas as dúvidas sejam sanadas.
- A partir da primeira semana, o novo funcionário deverá ficar no guichê ao lado do seu treinador, adquirindo a confiança e o conhecimento para ser liberado totalmente para o trabalho.
O treinamento eficiente do novo funcionário deve seguir essas regras básicas para que o atendimento da casa lotérica sempre tenha o melhor padrão. Além disso, o lotérico deve também implementar um sistema de gestão dinâmico e eficiente para que seus funcionários tenham mais atenção com os clientes. O sistema AGIL é o ideal para que o operador de caixa torne seu trabalho mais eficiente e produtivo.
Leia mais
Sabemos que as técnicas de vendas para atender um cliente trazem como regra básica que o cliente sempre tem razão. Na prática, porém, podemos nos deparar com casos em que sabemos que o cliente é difícil e que, em algumas situações, até mesmo está se aproveitando para colocar para fora algumas frustrações que nada tem com quem o atende.
A situação contrária também acontece. Uma pessoa sem vontade de atender um cliente bem é o pior que pode acontecer para qualquer cliente. Alguém que não sabe cultivar boas relações com o público não serve para ser um operador de caixa numa lotérica. É necessário ter empatia, sorrir sempre, cumprimentar, oferecer novos produtos, enfim, é preciso encantar o cliente para que ele retorne.
É evidente que o relacionamento interpessoal não é uma tarefa fácil. E podemos encontrar inúmeras regras de como atender um cliente bem, de como desarmar sua insatisfação e de como fazer com que ele saia satisfeito. Da mesma forma, como faremos adiante, também existem algumas atitudes que nunca devem ser tomadas:
1. Não ouvir o cliente
Para espantar um cliente de vez da lotérica, basta não ouvi-lo quando tem qualquer reclamação. Deixar que ele fale, sem prestar atenção, interrompendo-o a todo momento e dizendo que ele não tem razão é a melhor forma de não atender um cliente. Ou seja: é a pior maneira de atendê-lo.
2. Não sorrir e não mostrar simpatia
Uma das piores formas de atender um cliente é ficar de cara amarrada, sem sorrir e sem mostrar simpatia. O cliente não sairá satisfeito e, certamente, nunca mais vai retornar à casa lotérica. Ele está ali para resolver problemas e não para ser maltratado.
3. Falar alto com quem reclama
Para não atender um cliente bem basta falar com ele no mesmo tom de voz que estiver usando quando vem fazer uma reclamação. Se for necessário expulsar um cliente difícil, daqueles que não há qualquer meio de agradar, basta usar o mesmo tom de voz. Certamente, vai acabar ocorrendo uma discussão e o cliente nunca mais vai retornar.
4. Não olhar no rosto do cliente
Enquanto o cliente estiver falando, para não atender bem, basta olhar para os lados, sem nunca encará-lo de frente. Ele irá se sentir totalmente desconfortável e, com certeza, sairá da lotérica maldizendo o dono e os funcionários e desejando que nunca saia dali um grande prêmio.
5. Virar as costas e deixar o cliente falando sozinho
Uma atitude dessas é para expulsar de vez o cliente da lotérica, é mostrar para ele que a lotérica não precisa dele, que possui muitos outros clientes mais agradáveis e que trazem mais lucro para a lotérica.
6. Mostrar desagrado com a reclamação
Mostrar que não está gostando da reclamação e expressar no rosto que o cliente só está perturbando também é uma excelente forma de não atender bem. O cliente vai sair ofendido, sem resolver o problema e irá procurar outra lotérica.
7. Levar para o lado pessoal
Para não atender bem um cliente, basta levar a reclamação para o lado pessoal, informando que sua posição não é de atender bem e sim de fazer sua obrigação. Se ele estiver contente, tudo bem. Se não estiver, que procure outra lotérica.
8. Mostrar mau humor
Mostrar que está mau humorado quando um cliente vem fazer qualquer reclamação é uma excelente maneira de não atender bem. Deixar claro que ele está atrapalhando o serviço, ocupando um tempo que poderia ser usado em algo mais útil vai fazer com que ele nunca mais reclame. E que nunca mais retorne à lotérica, claro.
Conclusão
O cliente exige do lotérico tempo para ser atendido. Para tornar melhor seu atendimento, o lotérico deve automatizar as funções e operações do caixa, utilizando um sistema de gestão, como o AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, permitindo ter maior disponibilidade para cuidar daquilo que realmente interessa para sua lotérica: atender um cliente com excelência.
Leia mais
As atividades de um gerente de lotérica exigem grande jogo de cintura, seja para lidar com os próprios funcionários ou para atender os clientes. As funções de um gerente, num primeiro momento, são o planejamento, a organização, o comando, a coordenação e o controle de tudo o que é movimentado dentro da casa lotérica.
Um gerente de lotérica inexperiente, para sentir-se mais seguro em seu trabalho, deve ter como foco quatro pontos básicos: planejamento, organização, liderança e controle.
1. Planejamento
O planejamento das atividades deve ser uma constante para conseguir experiência no cargo de gerente. Semanalmente, o gerente deve verificar as metas da empresa e como alcançá-las, tomando as medidas necessárias junto com a sua equipe de trabalho.
Um bom planejamento envolve determinar em cada período os objetivos que devem ser alcançados dentro da lotérica, envolvendo todas as pessoas diretamente ligadas ao público e à administração, para que haja o empenho necessário de todos em direção ao mesmo objetivo.
2. Organização
Nenhuma empresa funciona sem organização. Para que uma lotérica tenha bom funcionamento, o gerente deve adequar as atividades das pessoas aos recursos da organização e suas necessidades, definindo o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como a atividade deve ser direcionada e para quem o funcionário deve se reportar.
Aprender a organizar-se é um processo onde o gerente de lotérica inexperiente pode reunir todos os recursos necessários para que haja um processo contínuo de atividades, ordenando ao máximo tudo o que deve ser feito e dividindo as tarefas para não sobrecarregar nenhum dos funcionários.
3. Liderança
A liderança é uma qualidade que o gerente de lotérica inexperiente deve desenvolver, influenciando as pessoas para que trabalhem com os mesmos objetivos, traçando responsabilidades definidas, delegando responsabilidades.
Uma boa liderança é fundamental para que o gerente consiga maior experiência, interagindo com as pessoas subordinadas de forma a motivá-las, sempre com o direcionamento para que a equipe se mantenha unida.
Ganhando experiência como gerente de lotérica
Para gerenciar uma casa lotérica, não basta apenas que o gerente tenha tudo em suas mãos. Ele precisa também ter o tempo necessário para dar atenção ao que interessa para a empresa: os clientes, que devem sair satisfeitos de seu estabelecimento, e os funcionários, que precisam trabalhar motivados.
O sistema de gestão de uma casa lotérica, para que o gerente de lotérica tenha a oportunidade de ganhar experiência e contribuir com o sucesso da empresa, deve ser informatizado. Atividades de rotina, que demandam tempo, podem ser feitas no sistema AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, empresa especializada em sistemas de gestão para lotéricas.
Com um sistema informatizado, o gerente terá tempo para atuar junto aos clientes e funcionários, verificando o que é necessário e prestando o atendimento em todas as situações.
O trabalho com pessoas exige conhecer, compreender e, depois, desenvolver o relacionamento mais aprofundado, identificando competências entre os funcionários, conhecendo melhor o funcionamento da empresa como um todo.
Cada uma das características apresentadas que o gerente de lotérica inexperiente deve desenvolver exige disponibilidade e, principalmente, tempo. Com todas as atividades rotineiras aplicadas dentro de um sistema informatizado como o AGIL, o gerente poderá fazer as análises necessárias, usando de suas habilidades e as desenvolvendo para que a lotérica consiga atingir suas metas.
Assim, o novo gerente poderá conseguir a experiência necessária para a condução da lotérica, tendo a certeza de que sua gestão é eficiente e bem vista, tanto pelos clientes quanto pelos funcionários.
A casa lotérica é um tipo de estabelecimento onde a principal atividade é o relacionamento humano. Analisada por esse ângulo, um gerente de lotérica é o principal elo entre a organização e os clientes, devendo criar condições para que o bom atendimento seja prioritário.
Leia mais
A nossa experiência como lotérico, além do relacionamento que mantemos com lotéricos de todo o país, tem nos mostrado que a qualidade da gestão financeira de uma lotérica varia de acordo com a capacidade que os gestores da empresa têm de lidar com algumas questões rotineiras dentro de suas empresas.
Diante dessa constatação, algumas perguntas surgem: quais práticas podem ser prejudiciais à gestão financeira saudável de uma lotérica? O que fazer para mudar isso? Quais são os hábitos que favorecem uma gestão financeira adequada? Vamos aprofundar um pouco mais nessas perguntas nas linhas a seguir…
Experiência de lotérico: algumas práticas prejudiciais a gestão financeira de uma lotérica
Dentre as práticas prejudiciais à gestão financeira de uma lotérica, encontramos dois grupos muito comuns e que podem trazer sérios prejuízos à empresa. São eles: problemas com familiares e confusão entre o patrimônio da empresa e o patrimônio pessoal dos sócios. Vamos começar a analisar algumas destas práticas deletérias…
-
Misturar as suas contas pessoais com as contas da lotérica
Este é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores problemas encontrados em lotéricas de todo o país. A confusão de contas fica clara quando o lotérico usa a conta da empresa para pagar as suas contas pessoais e usa as suas contas pessoais para pagar as contas da lotérica.
Separar as contas é essencial para a organização das finanças, tanto empresariais, quanto pessoais. Sem esta separação, fica difícil saber, dentre outras coisas, qual foi o verdadeiro resultado do negócio ao longo de um determinado período.
-
Deixar que familiares mandem e desmandem na empresa, sem que existam funções previamente definidas
Este é um erro gravíssimo que costuma causar grandes transtornos na cabeça dos funcionários da empresa. Basta imaginar o que ocorre na mente de um funcionário quando o lotérico lhe pede que execute uma determinada atividade de um jeito específico e, em seguida, o filho ou a esposa do lotérico pede que o faça de outro jeito.
Não se trata de uma proibição de trabalho em família. Aliás, convém destacas que muitas lotéricas são empresas familiares e funcionam muito bem assim. O problema está na falta de separação de funções e responsabilidades. Se todo mundo ficar responsável por tudo, teremos uma irremediável confusão no final, com todos querendo mandar em tudo.
-
Permitir que familiares façam sangrias nos caixas da lotérica
Este é outro problema muito comum a várias empresas, mas também encontra fácil solução. Ele ocorre quando pessoas estranhas ao negócio em si, possuem liberdade suficiente para sacar dinheiro nos caixas da empresa para uso pessoal.
Um bom exemplo disso está na ação do filho de um lotérico que se utiliza da sua condição de filho para solicitar a um dos atendentes de caixa da empresa uma sangria de 100 reais.
Essas coisas minam os resultados da empresa, propiciam enorme descontrole, e podem conduzir o negócio à falência. A solução é só uma: coibir estas práticas em definitivo e orientar todos os funcionários nesse sentido.
A experiência de lotérico ao longo de algumas décadas tem nos mostrado que estes erros costumam ser um divisor de águas entre lotéricas que prosperam e lotéricas que ficam estagnadas ou, o que é ainda pior, acabam fechando.
Se você quer ter um negócio próspero e sustentável, tome ciência destas questões e procure evitar cair nestas armadilhas. Empreender uma gestão financeira saudável para a sua lotérica só depende de você.
O treinamento de pessoal é um requisito imprescindível para o sucesso e para o crescimento de uma empresa, e isso não é diferente com as lotéricas.
Um negócio que tem objetivos maiores e pretensões de crescer, de expandir, e de conquistar resultados melhores dependerá de uma equipe em constante progresso e ascensão profissional, e isso passa obrigatoriamente pelos programas de capacitação.
Alguns lotéricos acreditam, erroneamente, na ideia de que treinamento de pessoal é algo somente para grandes empresas. Esta é uma visão errada que precisa ser desconstruída.
Por esta razão, em 7 passos simples, vamos demonstrar como é possível planejar e implementar um treinamento eficiente em sua lotérica.
Primeiro Passo: defina os objetivos
O primeiro passo para implementar um programa de treinamento em sua lotérica é a definição dos objetivos. E não estamos falando de nada muito complicado ou difícil de ser definido. Para lhe ajudar nesta missão, apresentaremos algumas perguntas que podem lhe auxiliar aqui:
- O que é preciso melhorar em sua lotérica?
- Quais são os problemas mais comuns que precisam de uma solução em definitivo?
- O que você espera que os funcionários da lotérica tenham aprendido após o treinamento?
Segundo Passo: defina o conteúdo programático do treinamento
Uma vez definidos os objetivos, é chegada a hora de apontar quais serão os principais tópicos a serem abordados no treinamento de pessoal. Tais tópicos nada mais são do que os assuntos a serem abordados, de modo que os objetivos sejam alcançados.
Terceiro Passo: faça um brainstorming olhando para o programa
Olhando para o conteúdo programático que você definiu no passo anterior, faça uma reflexão a respeito de tudo o que precisa ser dito e do como o conhecimento será repassado para os funcionários.
Como estamos falando de um treinamento, procure pensar nas dinâmicas de grupo e nas atividades para que as pessoas possam assimilar todo o conteúdo de modo mais fácil e prático.
Reflita também sobre as reações que você quer ver nas pessoas em cada fase do treinamento e procure anotar todas as ideias que tiver.
Quarto Passo: defina o roteiro de cada item presente no programa
Com as ideias do terceiro passo em mãos, é chegada a hora de desdobrar cada tópico do conteúdo programático em diversos pontos que precisam ser abordados em um determinado assunto. Chamamos isso de “roteiros de aula”, e eles incluem:
- O conteúdo em si.
- Exemplos a serem dados.
- Detalhes e outras informações importantes.
- Explicação de como o conhecimento deverá ser utilizado na prática.
- Atividades a serem realizadas no treinamento para que as pessoas assimilem melhor o conteúdo, incluindo-se dinâmicas de grupo, se for o caso.
Quinto Passo: prepare-se para a execução
Após a definição dos roteiros relacionados a cada item do conteúdo programático, o passo seguinte é se preparar para a execução de fato, o que poderá ser feito pessoalmente, caso você mesmo vá se responsabilizar por ministrar o treinamento, ou por terceiros, caso vá contratar um profissional ou expert para repassar o conteúdo que fora planejado.
Sexto Passo: execute o que foi planejado
O sexto passo é a execução de fato, mas o nosso treinamento de pessoal não acaba aqui…
Sétimo Passo: mensure os resultados obtidos e procure aprender com esta oportunidade
Por fim, como queremos garantir o máximo de eficiência em nossos treinamentos, é preciso medir os resultados na prática e verificar se os objetivos pretendidos no primeiro passo foram realmente alcançados.
É preciso ressaltar que esta é uma excelente oportunidade para revisar todo o procedimento e aprender com a experiência do treinamento, de modo a aperfeiçoá-lo a cada nova execução.
Viu como é simples? Esperamos que esse passo a passo possa lhe auxiliar no desenvolvimento de uma estratégia eficiente para o treinamento de pessoal em sua lotérica. Bom trabalho!
Leia mais
O cadastro de clientes, fornecedores e funcionários, entre outros, pode se transformar numa excelente estratégia para a casa lotérica aumentar o número de clientes, principalmente em ocasiões especiais, como a Mega da Virada.
Com o cadastro de clientes, o lotérico terá condições de saber quais são os produtos preferidos por cada cliente e qual o seu perfil, permitindo oferecer o que ele realmente tem interesse em comprar.
Com a utilização de um programa informatizado, a administração de uma casa lotérica irá se tornar mais fácil e mais prática, ajudando os operadores de caixa a melhorar a qualidade do atendimento, fazendo-o de forma personalizada e garantindo a fidelidade dos clientes.
Cadastro de clientes é igual a aumento nas vendas
Para entender o funcionamento do cadastro de clientes, o empresário lotérico precisa antes conhecer o sistema AGIL, desenvolvido pela DouraSoft.
O AGIL é um programa que reúne numa única plataforma uma interface simples e interativa, que permite a realização de inúmeras funções exigidas para o funcionamento de uma casa lotérica.
Entre essas funções, existe o cadastro de clientes, que pode trazer inúmeros benefícios para a casa lotérica.
O menu Lotérica do sistema AGIL disponibiliza as opções de cadastro e de personalização de produtos e serviços, podendo cadastrar clientes e fornecedores, funcionários e serviços prestados, além de configuração das especificações técnicas, como o horário da cópia de segurança do sistema, ou de especificações bancárias, como as definições para o SICRA, o RME e o transporte de valores.
Como fazer o cadastro
Os cadastros permitem a inclusão de dados que servem como base para a operacionalização de todo o sistema. Com essa funcionalidade, é possível cadastrar pessoas, loterias, produtos, serviços e o plano de contas.
Cadastrando pessoas
No cadastro de Pessoas o lotérico pode fazer o cadastro dos seus clientes, dos fornecedores e parceiros, além dos contatos e funcionários, sendo importante lembrar que cada cadastro deve ser feito dentro de uma categoria, para ser encontrado com mais facilidade.
- O cliente é o cadastro referente às pessoas que consomem na lotérica, podendo ou não ser aquelas que compram a prazo, por exemplo;
- Os funcionários são os operadores de caixa e auxiliares administrativos ou segurança,quando houver;
- Os fornecedores são aqueles que fornecem produtos para sua empresa, como no caso de Tele Sena, de chips de celulares e de outros produtos;
- Parceiros são empresas e pessoas que se associam à lotérica para desenvolver projetos comuns, permitindo que cada uma das partes atenda os interesses de outras, ou seja, pessoas e empresas que prestam serviços à Caixa Econômica, como o transporte de valores e o SICRA;
- No cadastro de contato entram todas as pessoas e empresas não classificadas em outras categorias, que não exigem nenhum tipo de operação no sistema.
Como a casa lotérica tem como principal função o atendimento aos clientes, nada melhor do que fazer o cadastro dos mesmos para melhorar esse atendimento.
Com o cadastro será mais simples entender cada cliente e poder oferecer aquilo que ele sempre procura na lotérica.
Fazendo o cadastro de clientes é possível ter um atendimento personalizado, conhecendo melhor suas preferências e registrando suas compras, de forma a oferecer os produtos que ele sempre procura e tornando a venda mais prática e mais agradável para esses clientes.
Além disso, também é possível agilizar o atendimento, gerando maior satisfação ao cliente. O sistema AGIL permite até a marcação dos números de sorte da pessoa e, ao oferecer uma aposta com esses números de sorte, a lotérica ganha a confiança e a simpatia do cliente.
Leia mais
Como gerar relatórios na sua lotérica? Como utilizá-los para conduzir a empresa com maior assertividade e segurança? A seguir, vamos explorar dois pontos muito importantes para que você possa usufruir de relatórios confiáveis e com o que há de melhor para lhe auxiliar em suas decisões gerenciais.
Consolide os dados, verifique se estão corretos
O primeiro passo para a utilização dos relatórios é saber se as informações nele presentes são confiáveis ou não. Você precisa saber se todo o processo é seguro e se os números realmente traduzem a realidade da lotérica.
Em alguns casos, fazer uma verificação dos registros é simplesmente impossível. Isso ocasiona uma falta de segurança que pode decorrer do método como estes itens foram lançados, ou mesmo por conta da insegurança do meio em que foram lançados.
Para efeitos de comparação, realizar o controle de uma empresa em um caderno de anotações que fica acessível a todos os colaboradores pode ser pior, em termos de eficiência, do que fazê-lo em uma planilha eletrônica no computador. Porém, se esta planilha também está acessível a todas as pessoas da empresa, fica igualmente difícil confiar nos dados ali disponíveis.
Repare que, em ambos os casos, tanto a planilha quanto o caderno, dependem de intervenção manual de quem faz o lançamento. Para ilustrar, se estivéssemos falando, por exemplo, do lançamento da receita total diária de uma lotérica, precisaríamos de alguém que iria realizar esta anotação no caderno ou na planilha. Esta operação, por si só, já abriria espaço para possíveis problemas e erros graves que poderiam distorcer totalmente os relatórios da lotérica.
O ideal seria que cada venda e cada compra fossem registradas individualmente, de modo automatizado, ao longo do dia. Por fim, com base nesses registros, seria ainda melhor que houvesse um cálculo igualmente automático dos valores totais, separando-os conforme o tipo de receita ou despesa.
O seu relatório pode ser totalmente inutilizado se você não tiver garantias quanto aos dados que o embasam, pois podem retratar um cenário que não está alinhado com a realidade da empresa em si.
Isso tudo parece bem complexo, certo? Mas pode ser facilitado se você adotar o AGIL como sistema de gestão da sua lotérica. Com o AGIL, todas as operações são registradas automaticamente e você poderá auditá-las a hora que desejar.
Faça a análise dos dados e gere os relatórios
O segundo passo para o uso de relatórios para acompanhar os resultados da sua lotérica é a análise dos dados. No primeiro passo, consolidamos e verificamos a segurança dos mesmos, agora é hora de analisar tudo e gerar gráficos e outros meios para facilitar a compreensão do que ocorreu com a empresa ao longo de um determinado espaço de tempo.
A análise serve para interpretar os dados, transformando-os em informação de fácil entendimento para que o gestor da lotérica possa decidir pelo que é melhor para a empresa. Entretanto, existem somente dois meios para realizar tais análises:
- Ou você faz a análise manualmente, o que deverá levar horas e horas de muita concentração e disciplina;
- Ou você utiliza o AGIL e imprime todo e qualquer relatório de gestão da lotérica de modo rápido e prático, com as análises previamente realizadas e indicadores prontos para que você conheça a realidade no negócio em seus múltiplos aspectos.
Depois de tudo o que vimos até aqui, não é exagero afirmar que a utilização de relatórios é essencial nos dias de hoje, mas o seu uso somente vale a pena se você tiver o Sistema AGIL como o seu braço direito! Pense nisso e tome uma decisão inteligente ainda hoje, ligando para (67) 2108-7007 ou enviando-nos um e-mail para comercial@dourasoft.com.br.
Leia mais
O expediente de uma casa lotérica tem início com a abertura dos caixas TFL e o fornecimento de valores para troco a todos os operadores de caixa. Os caixas TFL sempre ficam zerados ao fazer o fechamento, sendo, por isso, mais fáceis de controlar suas movimentações todos os dias.
Ao passar os valores para cada operador de caixa, o empresário lotérico ou gerente também repassa a cada operador uma quantidade de produtos que atenda a média de demanda diária, registrando esses produtos no sistema, da mesma forma como irá lançar os valores repassados para troco.
A melhor forma de controlar todas as movimentações dos caixas TFL desde sua abertura é através de um sistema de gestão informatizado, como o AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, que permite o controle total de toda a movimentação financeira.
Como controlar as movimentações com o AGIL
Para manter o controle das movimentações dos caixas TFL, o empresário poderá verificar, através do próprio sistema, em tempo real, como está a situação de cada caixa.
Desde que o operador de caixa esteja devidamente treinado, não haverá erro na condução de todos os registros. O sistema possui uma interface amigável, com facilidade de lançamentos e informações rápidas e fáceis de serem vistas na tela, dando ao operador maior confiança na hora de fazer os lançamentos.
O empresário lotérico, portanto, pode supervisionar à distância todos os lançamentos, acompanhando o fluxo de dinheiro através de sua própria máquina, em sua própria mesa, podendo, ainda, emitir todos os relatórios necessários, quando houver qualquer erro de lançamento, que poderá ser corrigido para não atrasar o fechamento do caixa no final do dia.
A movimentação financeira através do AGIL emite as sangrias no momento em que o empresário verificar que a quantidade de dinheiro em cada caixa está excedendo os limites de segurança. Esses lançamentos são registrados de forma automática, o que permite fechar o caixa no final do dia em menos de três minutos.
Uma das necessidades da casa lotérica é manter as contas 003 e 043 em dia, para garantir que seu saldo bancário esteja sempre positivo. Essa movimentação também pode ser feita através do sistema AGIL, que permite ver em tempo real como está o saldo da conta bancária sem precisar consultar pela internet ou sem precisar ir até a agência bancária.
O programa AGIL é fácil de ser operado, possuindo um design prático e intuitivo, dispondo de todas as funcionalidades necessárias para fazer, desde a abertura do caixa até o seu fechamento, todos os tipos de movimentações.
Basta, para isso, que os registros sejam feitos de forma correta. O ideal, para o lotérico, é fornecer a cada um dos operadores, além do treinamento no sistema, um manual do AGIL para ser consultado em caso de qualquer dúvida.
Havendo qualquer necessidade, o operador de caixa também poderá consultar o gerente ou proprietário da lotérica, que poderá ver, de sua própria sala, onde está o possível erro e fazer ele próprio as correções.
Com a facilidade de operação, é possível ter melhor controle do planejamento da casa lotérica, facilitando o contato com o funcionário que está operando o sistema através de seu caixa, e analisando os números exatos de cada caixa.
Na hora de fazer o fechamento do caixa, o lotérico irá emitir os relatórios necessários através do fechamento de cada caixa pelo seu próprio operador. O sistema AGIL facilita o processo de fechamento, emitindo as sangrias, os recebimentos, os pagamentos e toda a movimentação ocorrida em seu caixa, enquanto que o lotérico terá em mãos o fechamento das movimentações de todos os caixas, facilitando a administração de forma geral.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
O controle de contas a pagar e contas a receber é um dos mais importantes para o lotérico direcionar as atividades de sua empresa. É esse controle quem pode garantir a continuidade das atividades da empresa, mesmo porque os resultados devem ser determinados pelo fluxo de pagamentos e recebimentos.
O sistema AGIL de gestão financeira de lotéricas, desenvolvido pela DouraSoft permite o total controle das contas a pagar e contas a receber, oferecendo ao lotérico o controle interno adequado, tendo em mãos todas as informações para aprimorar a eficiência da empresa e melhorar a qualidade no atendimento, tornando a casa lotérica mais competitiva no mercado.
Como um bom controle de contas a pagar e contas a receber protege a sua lotérica?
Numa casa lotérica, o controle das contas a pagar e receber representa os procedimentos e rotinas que tem como principal objetivo proteger o ativo da empresa e produzir os dados contábeis para ajudar na condução dos negócios.
O sistema AGIL mantém um sistema de controle confiável, possibilitando a detecção de eventuais falhas, erros ou fraudes, para que o empresário lotérico possa tomar todas as providências, evitando prejuízos à casa lotérica.
A importância do controle interno de contas a pagar e contas a receber oferecido pelosistema AGIL, pode ser percebida como prevenção para a casa lotérica, protegendo a empresa contra qualquer problema, servindo para reduzir os erros ou as tentativas que fraude, que, querendo ou não, sempre existem numa empresa como uma casa lotérica, que trabalha com grandes volumes financeiros todos os dias.
Para que serve o controle de contas a pagar e contas a receber
O controle de contas a pagar e contas a receber do sistema AGIL atende diversas necessidades:
- Comparar o real com o previsto;
- Identificar possíveis desvios de recursos;
- Analisar as causas dos desvios;
- Implantar medidas corretivas para garantir a integridade da lotérica.
O sistema de controle de contas a pagar e contas a receber apresenta ainda as seguintes funcionalidades;
- Previsão de pagamentos e recebimentos;
- Execução de pagamentos na data certa e cobrança dos débitos;
- Mensuração dos resultados da empresa e dos débitos e créditos existentes.
Todos os registros num mesmo sistema
Todos os registros de contas a pagar e contas a receber são feitos no sistema AGIL de maneira prática, dentro de uma interface amigável, com facilidade de operacionalização.
Cada compra registrada no sistema irá gerar, de forma automática, um registro em contas a pagar. O cadastro existente no sistema permite a localização do fornecedor e possibilita o registro direto no cadastro daquele fornecedor, o que vai evitar qualquer erro de lançamento. Basta o operador do sistema conferir se é aquele o fornecedor e fazer o lançamento, com os valores da compra, a data da compra, o número da nota fiscal, a discriminação dos produtos adquiridos e a data do pagamento.
Da mesma maneira, quando for feita uma venda a prazo, o sistema também registra as informações dentro do cadastro do cliente. O operador do sistema deve lançar as informações relativas à venda, com a discriminação do produto, a data, o número do comprovante de venda e a data prevista para o recebimento do valor.
O lotérico, através desses registros, terá em mãos um relatório completo sobre as contas a pagar e contas a receber da empresa, discriminadas por fornecedores ou pela data de pagamento, da forma que considerar mais apropriada.
Para ter um bom controle de contas a pagar e contas a receber, vale lembrar que o próprio sistema AGIL dá o alerta nos dias de pagamentos de contas ou na previsão de recebimentos. Com essa facilidade, o empresário lotérico não terá que se preocupar com anotações complementares, garantindo o cumprimento de todos os compromissos.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422